Procurement and Logistics Officer

Introduction :

FHI 360 est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 travaille à partir de 60 bureaux avec 4 400 employés aux États-Unis et à travers le monde. Notre engagement envers les partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de gens.

Nous recherchons des candidats qualifiés pour le poste de Procurement and Logistics Officer. Ce poste est basé à Bamako, au Mali, et dépend de l’attribution d’un financement.

Objectif du poste :

L’objectif du poste est de veiller à un bon déroulement des opérations d’achat du projet et de FHI 360.  En liaison avec les gestionnaires de projets, faciliter l’acquisition des biens et services à moindre coût à la meilleure qualité possible. S’assurer de la bonne tenue des locaux (magasins et bureaux). Assurer la tenue de l’inventaire des actifs (immobilisation) de FHI 360 et du Programme Shifin Ni Tagnè.

Principales responsabilités :

•        Participer en collaboration avec la direction des projets à l’élaboration du plan annuel d’achat/acquisition

•        Evaluer en collaboration avec la direction des projets les besoins en logistique et initier le processus des acquisitions des biens et services

•        Assurer la tenue des appels d’offre selon le code de passation des marchés et les procédures des bailleurs

•        Préparer tous les bons de commande afférents à l’acquisition des biens et services

•        Tenir la commission de réception de toutes les livraisons liées à l’acquisition des biens et services

•        Assurer l’application des procédures d’approvisionnement des biens et services dans chaque processus d’achat

•        Coordonner le système d’approvisionnement des biens et services des projets y compris l’achat de carburant et le titre d’exonération.

•        Vérifier les factures et approuver la conformité des livraisons avec le bon de commande avant l’envoi pour paiement

•        Assurer la tenue des références des fournisseurs et prestataires et une veille permanente sur l’évolution du marché et des fournisseurs prospection et négociation avec de nouveaux fournisseurs

•        Assurer les négociations avec les fournisseurs suivant les procédures d’achat des bailleurs et pour toutes les conditions de prix et de garanties relatives aux achats

•        Assurer le suivi de la fiche de demande de fournitures de bureaux et de produits d’entretien

•        Superviser la gestion des stocks ainsi que les inventaires périodiques.

•        Assurer le suivi des contrats de maintenance de l’entretien de tout le matériel et équipement

•        Contrôler les arrivages des commandes internationales

•        En relation avec les chauffeurs, veiller au renouvellement dans les délais des demandes d’admission temporaires et aux polices d’assurance des véhicules

•        De manière générale, être en mesure d’effectuer toute autre tâche demandée par le superviseur pour le bon fonctionnement des services.

Etendu du poste :

•        Supérieur hiérarchique :  Directeur Administratif et Financier

•        Personnel directement sous la responsabilité de ce poste : Aucun

Qualifications Minimales : 

•        Être titulaire d’un diplôme BAC +3 en gestion ou diplôme équivalent dans un domaine Connexe ;

•        Avoir au moins 3-5 ans d’expérience en gestion procurement des projets ;

•        Expérience des acquisitions avec les bailleurs comme l’USAID, CDC

•        Être capable de parler et d’écrire le français correctement. L’anglais serait un atout ;

•        Avoir de bonnes qualités de communication ;

•        Avoir des aptitudes d’utilisation de l’outil informatique

•        Avoir un sens de responsabilités ;

•        Pouvoir entretenir au service un esprit d’équipe pour le bon fonctionnement de la mission

Exigences physique typiques :

•        Environnement de bureau typique

•        Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.

•        Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

•        Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 5 livres.

Technologie à utiliser :

•        Ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.