ANNONCE DE RECRUTEMENT 

A PROPOS DE HELP :

Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une organisation humanitaire et d’aide au développement Allemande à but non lucratif qui est désormais active dans le monde entier. Nos actions mettent l’accent sur l’aide d’urgence, l’aide aux réfugiés, le relèvement économique, la reconstruction et la réhabilitation. Help agit également dans les domaines de la santé, la nutrition et du plaidoyer. Présente au Mali depuis novembre 2013, l’ONG Help intervient dans les domaines de relèvement économique, la santé, la sécurité alimentaire et le WASH.

RESUME DU POSTE :

Sous la supervision du Coordinateur logistique, l’officier Approvisionnement est en charge de l’ensemble des achats de la mission. Il/Elle assure tous les achats nationaux et internationaux depuis Bamako. Il/Elle veille à ce que les critères Prix/Qualité et délai de livraison définis avec les équipes techniques soient respectés.

Il/Elle est le garant des procédures d’approvisionnement décrites dans la procédure d’achat et s’assure que tous les achats de la mission sont réalisés dans le respect de la charte de Help.

RESPONSABILITES DU POSTE :

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Logistique, le (la) titulaire du poste est responsable de :

Objectif 1 : Assurer la veille

• Suivre le cours des biens et services fréquemment achetés ;
• Établir un catalogue de produits et mettre à jour leurs prix trimestriellement ;
• Développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés ;
• Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs ;
• Interagir avec les autres ONG dans la dynamique de comparaison de prix et bases de données ;

Objectif 2 : Assurer l’ensemble des achats nécessaires au bon fonctionnement de la mission

• Elaborer des plans d’achat en collaboration avec les coordinateurs technique et logistique ;
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assurer le suivi du plan d’approvisionnement avec les bases ;
• Assurer le suivi des accords-cadres et leur renouvellement ;
• Assurer le suivi d’achats (SA) à Bamako ;
• Elaborer en collaboration avec les coordinateurs techniques et logistique les appels d’offres et/ou les cahiers des charges techniques des achats à réaliser ;
• Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement, stockage… ;
• Rédiger les contrats d’achat et de prestations ;
• Superviser les achats réalisés à Bamako et s’assurer du strict respect des procédures achat ;
• Suivre la procédure de règlement des factures pour s’assurer du respect des délais de paiement ;
• Archiver les dossiers d’achat dans le respect des procédures Help ;
• Anticiper les futurs besoins en prospection, rédigeant les appels d’offres pour sélectionner les fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation ;
• Réceptionner les archives d’achat venant des bases et les ranger dans le stock d’archives ;
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assurer le random check tous les mois.

Objectif 3 : Gérer les réceptions et les expéditions

• Réceptionner l’ensemble des marchandises transitant par Bamako :
• Vérifier la qualité/la quantité des marchandises ;
• Assurer les chargements des marchandises ;
• Établir le contrat de transport ;
• Remplir les bons de livraison ;
• Assurer le bon acheminement des marchandises vers leur base de destination dans le respect des délais et des procédures ;
• Assurer les retours des BL après réception du destinataire ;
• Archiver le BL conformément à la procédure Help ;
• Identifier les transporteurs à Bamako pour l’acheminement des biens vers les bases Help au Mali.

Objectif 4 : Gestion des ressources humaines

• Participer au recrutement, à la formation et à l’encadrement du personnel reçu au service d’approvisionnement ;
• Effectuer l’Évaluation de son équipe de manière périodique ;
• Organisateur du travail de son service ;
• Planifier les congés de personnel de son service.

Objectif 5 : Reporting

• Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : SA, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres ;
• Partager avec le coordinateur logistique tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat ;
• Participer aux semaines hebdomadaires avec l’équipe logistique pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats ;
• Travailler en collaboration étroite avec les départements et les bases pour assurer une bonne communication.

SECURITE ET CODE DE CONDUITE : 

Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.

CONTACTS ET RELATIONS : 

Elle/IL collabore étroitement avec son superviseur, les visiteurs et tous les autres départements. Elle/IL doit soumettre à son superviseur toutes les contraintes majeures qu’il rencontre dans l’exécution de sa fonction.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Le (la) Officer Approvisionnement est basé (e) à Bamako avec des déplacement à l’intérieur du pays sur les différentes bases et sous bases. Elle/IL doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de Help. Il est évident que les normes de confidentialité à respecter par le (la) titulaire du poste sont d’un niveau très élevé.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Avoir un Diplôme Universitaire d’un niveau BAC+3 au moins en Logistique, Chaîne d’approvisionnement ou équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle minimum de 3 ans dans une fonction similaire en ONG Internationale ;
• Maitriser les techniques d’approvisionnement, d’analyse et de négociation de contrats, de transport ;
• Avoir une bonne connaissance du secteur humanitaire et de la logistique ;
• Avoir une bonne capacité à travailler de manière indépendante et être créatif (e) sur le terrain et en capitale ;
• Avoir une excellente expression orale et écrite en français et l’anglais serait un atout ;
• Avoir de bonne compétence en informatique (Pack Office). 

Valeurs

• Inclusion et respect de la diversité :

• Respecter et encourager les différences individuelles et culturelles ;
• Encourager la diversité et l’inclusion dès que possible.

• Intégrité et transparence :

• Respecter les normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de Help ;
• Avoir un engagement profond et sincère pour la lutte contre l’exploitation et les abus sexuels.

• Professionnalisme :

• Faire preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens ;
• S’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées ;
• Encourager et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivant.

DOSSIER A FOURNIR : 

Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de en mettant en copie : konate@help-ev.de au plus tard le 23 Juin 2023, en précisant la nature du poste « Officer Approvisionnement ».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les entretiens.

NB : Les candidatures féminines sont vivement encouragées

L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.

« Help – Hilfe zur Selbsthilfe » ne tolérera aucun abus sexuel ou acte d’exploitation commis par l’un des membres de l’équipe Help ou toute personne associée à un de nos projets humanitaires. Help s’assurera que les allégations d’exploitation et d’abus sexuels font l’objet d’une enquête et que des mesures disciplinaires appropriées sont prises.