Assistant Magasinier

AVIS D’APPEL D’OFFRE_FY23-CRS- N0.011

Catholic Relief Services- UCCB au Mali lance un appel d’offre pour le recrutement de quarante-sept (47) assistants magasiniers pour la gestion MILD dans des districts sanitaires des régions de Kayes, Koulikoro, Sikasso, Segou et Mopti.

DESCRIPTION DE POSTE 

Fonction : Assistant Magasinier

Nombre : Quarante-sept (47)

Lieu : Au niveau de chacun des districts sanitaires

Durée du contrat :  deux mois

Collaborateur direct :   Spécialiste GAS nord et sud

Département : Supply Chain Management

Contexte :

Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale créée en 1943 par les évêques catholiques des Etats-Unis afin d’assister les plus démunis dans le monde. Depuis 1999, CRS/Mali contribue à assurer la restauration de la dignité humaine sans distinction de race, d’ethnie ou de religion à travers des actions qu’il mène en collaboration avec les partenaires.

CRS/Mali intervient actuellement dans toutes les régions du pays où il apporte un soutien aux plus vulnérables dans divers domaines comme l’agriculture, la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, l’éducation, la micro finance et les réponses aux urgences.

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du programme Fonds Mondial, CRS organise une campagne de distribution massive dans les cinq (5) Régions du Sud avec 46 districts sanitaires. Les activités logistiques de cette opération nécessitent le recrutement d’un personnel. C’est dans ce cadre que l’unité propose le recrutement de quarante-six (46) assistants magasiniers.                                                                    

Résumé du poste

L’Assistant-magasinier est responsable de la bonne gestion des magasins du programme suivant les procédures de CRS et du Fond Mondial. Il est responsable de la bonne tenue des registres de stocks, de la qualité des données enregistrées, de la sécurisation des MILD en magasin et de la soumission des rapports de gestion mensuelle des activités du magasin.

Responsabilités Spécifiques 

Taches générales

• Coordonne toutes les activités réalisées au niveau du magasin ;
• Organiser avec l’appui des acteurs présents au moment de la réception ou distribution, une bonne méthodologie de travail, afin de faciliter les aller – retour dans l’entrepôt ;
• Tenir correctement et à jour les registres de stock, les fiches de pile, fiches de tas, et tout autre document nécessaire pour la gestion du magasin ;
• Assurer le remplissage correct des lettres de voiture et du registre de magasin avec des données entrées et des sorties ;
• Assurer l’hygiène et la sécurité du magasin ;
• Vérifier les signatures des procès-verbaux ;
• Effectuer des inventaires physiques périodiques (mensuels, vérifications hebdomadaires) ;
• Déclarer immédiatement tout produit perdu, détourné ou dissimulé et informer immédiatement les supérieurs hiérarchiques de tout incident anormal ;
• S’assurer et garantir de tous les aspects relatifs à la sécurité des personnes et du magasin en collaboration le service de sécurité de CRS ;
• Effectuer toutes autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique dans le cadre des activités du programme.
• Avoir une bonne collaboration avec l’équipe cadre du district et les autorités locales.
• Participer au réunion de la commission logistique du district et partager les informations sur les stocks.

Taches liées à la gestion des moustiquaires :

Réception

• Faire la réception et l’entreposage des moustiquaires du Projet dans le magasin en contrôlant les qualités et quantités à leurs arrivée ;
• Veiller à un stockage correct, ordonné et sécurisé, en permettant un comptage facile des moustiquaires qui sont en stock ;
• Faire immédiatement le reconditionnement des sacs dont les emballages sont détériorés.
• Inspecter chaque jour les stocks pour vérifier les quantités, la présence d’insectes ou d’animaux et informer immédiatement la hiérarchie de toutes observations / indications susceptibles de dégrader les moustiquaires.
• Emettre un procès-verbal de réception pour tout moustiquaire entrant dans le stock.
• Collaborer avec l’expert avarié, les logisticiens, les manutentionnaires et les transitaires pour une meilleure prestation des activités.
• Superviser toutes les activités liées à la réception des intrants au magasin de CRS.
• Veiller scrupuleusement au respect des normes de stockage des MILDA

Distribution

• Procéder aux livraisons des moustiquaires suivant les quantités enregistrées sur les bordereaux de livraison dont les chiffres ne pourront être altérés sans autorisation préalable d’un supérieur hiérarchique ;
• Participer à la préparation détaillée et à la coordination logistique des activités de distribution des moustiquaires pendant la semaine de distribution intensive ;
• Participer à la revue, la collecte et l’analyse des données et des rapports de performance après la distribution intensive des moustiquaires ;
• Informer le superviseur hiérarchique de toutes difficultés ou entraves rencontrées pendant la mise en œuvre du plan logistique.
• Collaborer avec les logisticiens, les transporteurs, les convoyeurs, les magasiniers de CRS, les manutentionnaires et le reste du STAFF de CRS pour une meilleure distribution des moustiquaires.
• Superviser les chargements exacts des véhicules en présence obligatoire des chauffeurs des véhicules concernés, et des manutentionnaires ; remplir correctement les bordereaux de livraison, et les faire signer par les parties concernées ;

Rapportage

• Fournir un rapport journalier des mouvements de stock au Spécialiste GAS suivant le format établi (rapport journalier). Si des pertes sont observées durant les opérations, établir un rapport de perte au moyen du format établi (rapport de reconditionnement perte).
• Etablir un rapport de reconditionnement après chaque exercice de reconditionnement suivant le format pré établi (rapport de reconditionnement perte).
• Elaborer un rapport de gestion et partager avant le 5 de chaque mois, selon le format établi en s’assurant que le stock de moustiquaire est réconcilié.

Tâches administratives :

• Maintenir à jour les fiches de stock et les registres du magasin en enregistrant correctement les mouvements des moustiquaires (entrées / sorties/ pertes) ; tout en évitant les surcharges, ratures, gommages et utilisation de correcteur Blanco ;
• Assurer un correct archivage (Physique et électronique) des documents de gestion des moustiquaires dans les magasins CRS (bordereaux de livraison, Procès-verbal de réception, fiche d’inventaire, rapports mensuel)
• Mettre en œuvre toute autre tâche liée à la fonction ;
• Contribuer aux réflexions et débats au sein de CRS.

Qualifications requises et compétences exigées :

• Education : Bac + 2 ans en Logistique, Statistique, Comptabilité.
• Expérience : Posséder au minimum deux (02) années d’expérience professionnelle au moins dans le domaine de la gestion des entrepôts et des stocks, suivi des divers aspects des opérations Logistiques, expérience dans la saisie des données et extraction des rapports de routine.
• L’expérience dans le Système des Nations Unies et dans les ONG internationales serait un atout.
• Connaissances informatiques : Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Access, Internet etc.)
• Compétences : Être physiquement apte ; Avoir un esprit d’équipe et de relation publique ; Être de bonne moralité et avoir le sens de la transparence et de la rigueur dans la gestion.

Relation de travail :

Internes :  Unité Supply chain, COP Projet Fonds Mondial, Finances, Suivi Evaluation, Programme, Communication, les cadres de l’administration et de la direction.

Externes :  Programme National de Lutte contre le Paludisme, ministère de la Santé Publique, des Directions Régionales de la Santé Publique, des Districts Sanitaires, des CSI et les logisticiens des ONG sous récipiendaires, Prestataires divers.

Compétences au sein de toute l’Agence (pour tout le personnel CRS) :

Celles-ci sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.

Travail avec intégrité

• Manifeste la mission de CRS, ses valeurs et ses principes directeurs pour aider à améliorer la vie des personnes pauvres, vulnérables et sans voix.

Montre l’exemple de la gestion rationnelle

• Fait un usage responsable et efficace du temps, des talents, de l’argent, des capitaux et des ressources naturelles pour réaliser les plans et les buts.

Noue des relations constructives

• Bâtit et maintien des relations mutuellement avantageuses grâce à la solidarité.

Encourage l’apprentissage

• Développe ses propres capacités et celles des partenaires pour continuer à apprendre et innover afin de mieux remplir la mission de CRS.

Clause d’Avertissement

Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

***Notre identité catholique est au cœur de notre mission et de nos opérations. Catholic Relief Services met en œuvre l’engagement des évêques des États-Unis à aider les pauvres et les personnes vulnérables à l’étranger. Nous accueillons au sein de notre personnel des personnes de toutes confessions et traditions séculaires qui partagent nos valeurs et notre engagement à servir les personnes dans le besoin. Les processus et les politiques de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.

NB : Les candidats doivent résidants de la zone et ne pourront postuler que pour une seule région via les liens ci-dessous avant le 20 avril 2023 à 10h00 :

Kayes : https://launchpadrecruitsapp.com/apply/c955ce0c402ec25d2796a8cc

Koulikoro : https://launchpadrecruitsapp.com/apply/80df27991c9c26f8bf6d8f0a

Segou : https://launchpadrecruitsapp.com/apply/62ebefda4cd5f6499985d456

Sikasso : https://launchpadrecruitsapp.com/apply/8cb58e72dcf409be0cd9da55

Mopti: https://launchpadrecruitsapp.com/apply/ff3dab8a1812f5c7b89e44ef

Les procédures d’acquisition de talents de CRS reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et l’exploitation.

CRS est une agence offrant l’égalité des chances.