Adjoint de services communs

Pour plus de détails sur le poste, les candidat(e)s doivent se référer à : Adjoint(e) de services communs 117417-6 – L’Ambassade du Canada au Mali (international.gc.ca)

Numéro du processus de sélection: 117417-6

Échelle salariale: 7,897,135 CFA/an

Type du contrat: Période indéterminée (Temps plein)

Détails reliés au statut: Ce poste est un poste d’employés recrutés sur place (ERP), assujetti aux conditions d’emploi des ERP en vigueur au Mali

Fonction du poste: Administratif

Classification: LE – A2

Lieu: L’Ambassade du Canada au Mali

Nombre de postes disponibles:  Création d’un bassin

Date de clôture: 10 Avril, 2023 à 23:59 UTC/GMT

Programmes de l’ambassade (consulaires, développement, politique étrangère et diplomatie, services communs). 

Tâches communes LE-A2 :

• Tâches de bureau telles que faire des photocopies, recevoir des appels téléphoniques et des visiteurs et préparer des documents tels que des rapports, des lettres et des tableaux, ainsi que prendre des dispositions pour le voyage et l’hébergement, fixer des réunions et des rendez-vous et aider aux dispositions préalables aux visites et aux événements d’accueil.
• Suivre le budget et faire des recommandations sur les préparatifs de voyage.
• Rechercher et compiler des informations, vérifier l’exhaustivité des documents soumis, saisir des données dans des systèmes informatisés et tenir à jour des dossiers, des fichiers, des listes et des bases de données.
• Entretenir un réseau de contacts opérationnels avec les gouvernements locaux et étrangers, les prestataires de services, les fournisseurs, les organisations et les agences, ainsi que les industries locales, afin de recueillir des informations pour assurer la conformité de la mission aux procédures et aux règlements,
• Prépare des documents et des formulaires standard sur différents systèmes pour différents destinataires.
• Rechercher et compiler des données, vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des documents et des informations, identifier et résoudre les divergences.
• Fournit des conseils et des informations aux clients internes et externes sur la base de ces règles, pratiques et procédures standard, ou de leur adaptation, concernant divers types de demandes.
• Répondre aux demandes courantes de documentation ou d’information liées au(x) domaine(s) de responsabilité de la part de clients internes ou externes, et les orienter vers la partie appropriée,
• Coordonner les réunions, les événements, les horaires ou les déplacements.
• Soutenir le gestionnaire du programme et le personnel du programme dans d’autres fonctions requises par le programme et dans le cadre des descriptions de poste LE-A2 pour les domaines de programme respectifs.

Zone de sélection:

Ce poste est ouvert aux candidats qui ont le droit de résider et de travailler au Mali, qui répondent aux qualifications essentielles, aux conditions d’emploi et dont les candidatures sont reçues avant la date de clôture.
Il s’agit d’un concours anticipé, il sera utilisé pour pourvoir combler des postes vacants pour une durée déterminée et indéterminée dans n’importe quelle unité de l’ambassade, jusqu’à 24 mois après sa conclusion.

Veuillez noter que L’Ambassade du Canada au Mali ne sponsorise pas les permis de travail directement ou indirectement.

Le gouvernement du Canada est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures des différents groupes de la communauté. Les candidats seront considérés sur le mérite. Notre organisation offre un milieu de travail inclusif où le respect, le travail d’équipe et la collaboration font partie de notre culture. Les missions du Canada à l’étranger s’engagent à promouvoir et à appuyer un milieu exempt de harcèlement et de discrimination, ainsi qu’à encourager les employés à apprendre et à développer leurs aptitudes et leurs compétences, et à les appuyer à cet égard.

Qualifications essentielles :

Les candidats seront sélectionnés initialement sur les qualifications essentielles relatives aux études, au profil lingustique et à l’expérience *. Les candidats doivent démontrer clairement lorsqu’ils soumettent leur candidature pour le poste comment ils répondent à chacune des qualifications essentielles.

* Le profil linguistique sera évalué durant le processus.

Études:

Les candidats doivent satisfaire à l’exigence en matière d’éducation et ils devront fournir une preuve de la fin de leurs études.

• Diplôme universitaire d’une université reconnue ou une combinaison acceptable d’études (diplôme d’études secondaires minimum) et d’expérience professionnelle (au moins 4 ans de travail dans l’exercise des tâches similaires à celles décrites dans le résumé des fonctions)

Profil linguistique:

• Maîtrise du français (oral, compréhension de l’écrit et écriture).

Expérience:

• Minimum de dix-huit (18) mois d’expérience cumulatif, dans les dernières cinq (5) années, avec au moins une période de travail consécutif de six (6) mois, dans un environnement de bureau dans un rôle de soutien administratif.
• Expérience de la prestation de services directement aux clients en personne, par voie électronique et par téléphone.
• Expérience avec des tâches administratives liées aux finances

Exigences cotées

Les exigences cotées font parties des qualifications essentielles et sont liées aux connaissances, capacités et compétences. Les méthodes d’évaluation des exigences cotées peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, un examen écrit, entrevue orale (en ligne pré-enregistrée/en direct ou en personne), jeu de rôle, test pratique, présentation et/ou test psychométrique.

Connaissances:

• Connaissance des procédures administratives de bureau et l’administration financière de base;
• Connaissance des applications informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et des navigateurs Internet.

Compétences:

• L’accent sur la qualité et les détails ;
• Adaptabilité et flexibilité ;
• Orientation client ;
• Travail d’équipe et coopération ;
• Initiative
• Communication interactive efficace en français (oral, compréhension écrite et écriture).

Capacités:

• Capacité à établir des priorités, à planifier et à organiser le travail ;

Qualifications constituant un atout:

La préférence pourrait être accordée aux candidats qui rencontrent les qualifications constituant un atout. Les candidats doivent démontrer clairement comment ils répondent à ces qualifications, le cas échéant.

• Connaissance des politiques et procédures d’un ou plusieurs des programmes suivants : Consulaire, Développement, Politique étrangère et diplomatie, Services communs, Sécurité.
• Maîtrise de l’anglais (oral, compréhension écrite et écriture), pour les postes destinés au public.
• Expérience de travail au sein d’une mission diplomatique ou d’une organisation internationale.
• Expérience à superviser des employées

Besoins organisationnels:

• Ce concours peut être utilisé pour recruter du personnel en fonction des besoins pour des volets particuliers.

Exigences opérationnelles:

• Volonté et capacité à effectuer fréquemment des heures supplémentaires en dehors des heures de travail normales (par exemple, tôt le matin, le soir et le week-end) et éventuellement dans des délais très courts.
• Être prêt à travailler dans un environnement à haute pression.
• Respecter les heures de travail fixées et faire preuve de souplesse dans l’exécution des tâches assignées.
• Volonté et capacité de voyager à l’intérieur du pays et à l’étranger selon les besoins et éventuellement dans des délais très courts.

Conditions d’emploi:

Les conditions d’emploi doivent être remplies ou respectées avant une nomination à un poste particulier et doivent être maintenues pendant toute la durée du contrat par le titulaire du poste.

– Autorisation de travail valide : Capacité à obtenir et conserver un permis de travail valide couvrant toute la période d’emploi.

– Vérification de sécurité : Obtenir et conserver une Cote de fiabilité (niveau de sécurité) qui comprend une vérification des antécédents criminels et une vérification de solvabilité du gouvernement du Canada couvrant toute la période d’emploi.

La vérification de la fiabilité peut porter sur les données personnelles, les qualifications scolaires et professionnelles, les antécédents professionnels, la solvabilité et le casier judiciaire.

Comment postuler

• Vous devez soumettre votre candidature en utilisant la fonction « Postuler en ligne ». Seules les candidatures soumises dans VidCruiter seront considérées, à moins qu’une raison valide soit présentée et acceptée avant la date de clôture.
• Veuillez ne pas inclure de renseignements personnels tels que; l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil, la situation familiale, la religion ou une photo dans votre formulaire de demande d’emploi, votre CV ou votre lettre de présentation, le cas échéant. Veuillez uniquement inclure des informations relatives au poste vacant comme demandé dans l’avis d’offre d’emploi.
• Vous devez démontrer clairement dans vos réponses aux questions de présélection comment vous satisfaites aux critères d’études et d’expérience essentiels et constituant un atout. Vous devez montrer clairement, à l’aide d’exemples concrets, que vous répondez aux qualifications. Affaires mondiales Canada ne peut formuler aucune hypothèse au sujet de vos études ni de votre expérience. Par conséquent, il ne suffit pas de dire que vous possédez les qualifications requises ni d’énumérer vos responsabilités actuelles. Vous devez plutôt fournir des exemples concrets et détaillés pour expliquer clairement où, quand et comment vous avez acquis cette expérience. Aucune information additionnelle ne sera recherchée au-delà de ce que vous avez soumis dans votre candidature en ligne.
• Les candidats pourraient être demandés de télécharger leur CV et/ou une lettre de présentation en anglais ou en français. Ces documents pourraient être utilisés en second lieu afin de valider les réponses fournies aux questions de présélection.
• Les dossiers de candidature qui n’incluent pas tous les documents ou informations demandés ou ne sont pas reçus avant la date de clôture seront rejetés.
• Les candidats qui ne peuvent pas soumettre leur dossier de candidature à la suite de difficultés techniques doivent le signaler à LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca avant la date de clôture sinon leur candidature sera rejetée.

Notes importantes

• Seules les candidatures soumises dans une des langues officielles du Canada (anglais ou français) sont acceptées.
• L’exigence linguistique pour ce poste est indiquée sous les qualifications essentielles (Profil linguistique). En conséquence, le processus d’évaluation de ce poste vacant se déroulera en Français.
• Les communications pour ce processus sont envoyées par courriel. Il incombe aux candidats de s’assurer que les coordonnées fournies sont correctes et mises à jour au besoin.
• Les candidats doivent fournir une adresse électronique qui accepte les messages provenant d’utilisateurs inconnus et vérifier régulièrement leur boîte courriel, y compris les courriels indésirables.
• Des vérifications des références peuvent être demandées pour les candidats qui ont réussi toutes les évaluations.
• L’Ambassade du Canada au Mali ne rembourse pas les frais de voyage pour les entrevues/examens, ni les frais de déménagement occasionnés par le processus.
• Avant qu’une offre d’emploi puisse être faite, les candidats retenus doivent fournir une adresse de résidence locale comme preuve de résidence dans la zone de sélection spécifiée. Cette information est nécessaire pour émettre une lettre d’offre.
• Suite à la récente annonce du Gouvernement du Canada, la Politique de vaccination obligatoire : Le Canada et le réseau des missions est suspendue à compter du 20 juin 2022. Le Gouvernement du Canada continuera d’évaluer le besoin de mesures de santé publique additionnelles, incluant la possible réintroduction d’un mandat vaccinal à une date ultérieure.
• Nous sommes engagés à instaurer un milieu de travail inclusif et exempt d’obstacles, dès le processus de sélection. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à une étape ou une autre du processus d’évaluation, veuillez nous contacter à l’adresse suivante LES-E-Recruitment-BREU@international.gc.ca pour en faire la demande. Les renseignements reçus au sujet de mesures d’adaptation seront traités confidentiellement.
• Les résultats de ce processus de sélection peuvent également être utilisés pour établir un ou plusieurs bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifiés pour des ouvertures de postes similaires à durée déterminée, indéterminée, à temps plein ou à temps partiel à/au L’Ambassade du Canada au Mali qui pourraient survenir suivant la fin de ce processus de sélection.
• Pour les citoyens/résidents canadiens et les personnes ayant la double nationalité canadienne, veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de vous renseigner auprès de l’Agence du revenu du Canada sur toute incidence fiscale possible liée à un emploi au sein du gouvernement du Canada.

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