Coordinateur des Fonctions Transverses

Description du contexte

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• Gouvernance démocratique, économique et financière ;
• Stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• Lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• Renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de 191 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France au Mali

Le Sahel est une priorité pour Expertise France où elle concentre près de 20 % de son activité globale. Le Mali est un pays important d’intervention d’Expertise France en termes de volume d’activité et de structuration du bureau. L’agence y intervient dans 3 secteurs prioritaires : la stabilisation, la santé et le développement rural., ainsi que

Expertise France bénéficie au Mali d’un Bureau mutualisé solide, couvrant les fonctions d’admin-fin, achats, logistiques et ingénierie. Formé d’une équipe d’agents nationaux expérimentée, le Bureau assure la mise en œuvre d’activités complexes, liant infrastructures, livraisons d’équipements et subventions.

Description du Poste

Présentation générale

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Bamako est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Grand Sahel. Il/elle travaille en lien régulier avec la cellule pilotage de la Direction des Opérations, la Direction des Fonctions Transversales, les chefs de projet basés sur le terrain, les chargés de projets au siège, ainsi que les coordonnateurs administratifs et financiers des différents départements au siège

Missions

·        Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

·        Il/elle assure la coordination d’ensemble et le management des équipes de la cellule

·        Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau, ainsi que la gestion de la sécurité des équipes, avec l’appui de la direction Sûreté du siège.

·        Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège, ainsi que du pôle pilotage des implantations à l’étranger.

·        Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales, devra apporter un appui particulier aux projets. Il/Elle pourra pour cela s’appuyer sur les équipes existantes, qui seront ensuite relayées/remplacées par l’équipe de la CAM.

Gestion d’équipe et management

En lien étroit avec la direction des opérations, les départements concernés, et dans le cadre des procédures mises en place par Expertise France, le/la coordinateur/trice des fonctions transversales assure l’animation, la dynamisation et l’encadrement du personnel de la cellule d’appui mutualisée :

·        Coordonne l’ensemble des équipes support et assure le management direct des collaborateurs de la CAM

·        Veiller à la formation, au développement et à la montée en compétence des agents de la CAM

·        Peaufiner les processus existants en terme de reporting interne

·        Organiser la répartition des tâches, veiller à la cohésion des équipes et au maintien d’un bon environnement de travail

·        Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau

·        Participe, en lien avec le référent sureté régional, au processus de gestion de la sécurité des équipes projet

Gestion financière

En lien étroit avec la direction des opérations, le département des affaires financières, le chargé finance/trésorerie et les chefs de projet basés sur le terrain, le/la coordinateur/trice des fonctions transversales sécurise la gestion financière des projets :

·        Responsable de la planification, du pilotage et du suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France

·        Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme

·        Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle, en lien avec l’équipe comptabilité terrain et siège

·        Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence, en lien avec l’équipe comptabilité terrain et siège

·        Responsable de la sécurité financière

·        Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs.

Passation de marchés et logistique

·        En lien étroit avec le département des affaires juridiques et l’adjoint Responsable achats/juridique : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet

·        Evaluer de manière continue les processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes.

·        Relecture des contrats, selon les seuils de validation Expertise France, en lien avec les chefferies de projet

·        Supervise les activités logistiques du bureau et des projets

·        Valide le suivi logistique mensuel des projets

Administration/RH

·        Supervise la gestion administrative et des ressources humaines des projets, en lien avec le cabinet de portage salarial et la direction des affaires juridiques au siège

·        Supervise la gestion du bureau (ex : baux de location), en lien avec le responsable logistique national

·        Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets 

Contrôle interne et audit externe

·        Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation)

·        Contribue à l’amélioration et au développement de nouvelles procédures pour le terrain

·        Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets Mali, en lien avec le responsable administratif et financier national, et en lien avec le siège

Profil souhaité

• Master 2 en gestion, finances, logistique, RH, ou gestion de projet ;
• Expérience réussie d’au moins 7 ans en coordination de fonctions support en ONG internationales ou sur des programmes de développement ;
• Polyvalence souhaitable, avec un fort bagage financier ;
• Expérience réussie en management à l’international ou dans un environnement multiculturel serait un atout
• Bonne maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et du cycle de projet
• Bonne maitrise des procédures UE/AFD
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word
• Maîtrise d’un logiciel comptable appréciée
• Très bonne maîtrise du français (écrit et oral)

Aptitudes

• Autonomie, réactivité, capacité d’adaptation et de communication
• Capacité de management et de coordination d’équipes multiples
• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à travailler sous pression
• Sens de la diplomatie

Comment candidater ?

Tout dossier de candidature doit inclure :

• Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Régional – Grand Sahel
• Un curriculum vitae de 03 pages au maximum comportant au moins les coordonnés de trois (03) personnes de référence

Les dossiers de candidatures doivent être envoyé obligatoirement avec la mention « CFT CAM MALI 2022  » à l’adresse suivante : recrutement.efmali@gmail.com

Délai de dépôt des dossiers de candidatures : 06/11/2022 à 23H59

NB : Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.