Subawards and Finance Assistant

Introduction :

Family Health International (FHI360) est une Organisation Non Gouvernementale (ONG) à but non lucratif, dédiée à l’amélioration de la vie de façon durable via des solutions intégrées. FHI 360, est présente dans plus de 70 pays au monde et dans tous les États et territoires des États-Unis et intervient dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, de l’économie et du développement, de la recherche et technologie, créant ainsi une combinaison unique de capacités pour relever les défis du développement. Ce poste est basé à Bamako, au Mali, et dépend de l’attribution d’un financement.

Description de poste :

• Sous la supervision de finance Manager, il/elle sera responsable de la gestion des dépenses pour le fonctionnement du bureau et du programme, y inclus les paiements journaliers qui sont dument approuvés conforment aux systèmes et aux procédures de FHI 360 ;
• Appuyer la gestionnaire des finances dans la préparation des factures et s’assurer que toutes les transactions sont entièrement et proprement documentés ;
• Il/elle doit vérifier les demandes d’avance, les rapports de dépenses de voyage, les dépenses opérationnelles en termes d’exactitude et d’exhaustivité et s’assurer que les rapports de dépenses ont été approuvés selon les systèmes et procédures de FHI 360 avant d’effectuer tout paiement ;
• Appuyer le chargé des finances et des subventions dans le suivi et le traitement des demandes de fonds et des rapports des sous- subventions.

Principales responsabilités :

1.    Tenir la comptabilité et les dossiers comptables

• Veiller à ce que toutes les dépenses soient autorisées et traités efficacement ;
• Vérifier les factures et établir les documents nécessaires aux paiements (bordereaux et paiements chèques) dans les délais après les autorisations par le personnel habilité.
• Vérifier les dépenses de la petite caisse avec l’Assistante Administrative pour s’assurer qu’elles sont bien exactes et bien documentées.
• Examiner les rapports de dépenses des bureaux de terrain et les paquets de reçus correspondants sur une base mensuelle, en veillant à ce que les méthodes d’établissement des rapports et les documents d’appui soient conformes aux règlements et aux politiques et procédures internes.
• Appuyer lors du règlement des participants lors des ateliers et des formations ;
• Gérer les avances de missions, d’ateliers, du personnel et des consultants,
• Suivre la liquidation de ces avances sur présentation de justificatifs dans le délai requis.
• Appuyer dans l’archivage des documents comptables et financiers à mettre sur le Sharepoint ;
• Appuyer dans le suivi des transactions financières à la banque ;
• Contrôler le registre des immobilisations ; Etablir les rapprochements bancaires ;
• Enregistrer les opérations selon les codes comptables et des projets ;
• Contribuer à l’établissement des déclarations et au paiement des taxes (ITS, taxe de logement), de l’AMO et de la sécurité sociale aux services étatiques,
• Gérer et améliorer le système d’archivage des pièces comptables avant et après le rapport financier.

2.   Participer à l’Audit des Etats Financiers 

• Assister le superviseur dans l’organisation et la préparation des différents audits des comptes et des états financiers.

Competences et qualités requises :

• Avoir un BAC + 3 au minimum en finance et comptabilité
• Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans une ONG ou institution de la place
• Avoir une bonne notion du respect des délais et être honnête et bien organisé
• Être capable de travailler sous stress
• Maitriser Excel, Word et au moins un logiciel comptable
• Maintenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et les partenaires s’assurant de préserver l’intégrité et la réputation de FHI 360.
• Être capable de travailler dans un environnement multisectoriel, pluridisciplinaire et multiculturel
• Avoir une bonne capacité à communiquer en langue anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Être capable de mener de façon concomitante et avec efficacité, plusieurs tâches en tenant compte des priorités.
• Effectuer toute autre tâche pertinente dans la fonction occupée sous la supervision de la hiérarchie.

Exigences physique typiques :

•        Environnement de bureau typique

•        Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.

•        Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

•        Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 5 livres.

Technologie à utiliser :

•        Ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.