Project Assistant

Dexis recrute un Assistant pour soutenir le projet USAID/Mali Sariya Bato. La période de performance du projet est du 14 février 2024 au 13 février 2029. Cette position nationale est à temps-plein basée à Bamako.

Responsabilités Principales :

• Soutien en matière administrative, d’achats et de logistique :
  • Fournir une assistance administrative à l’équipe du projet, y compris la planification des réunions, l’organisation des événements et la gestion de la documentation du projet.
  • Aider à la préparation et à la diffusion des rapports de projet, des présentations et d’autres documents selon les besoins.
  • Coordonner les arrangements logistiques pour les activités du projet, telles que les ateliers, les sessions de formation et les réunions avec les parties prenantes.
  • Organiser les déplacements et l’hébergement du personnel du projet et des participants, en veillant au respect des politiques et des contraintes budgétaires du projet.
  • Assister dans le processus d’approvisionnement en préparant les documents d’achat, tels que les demandes de devis (RFQ), les demandes de propositions (RFP) et les rapports d’évaluation des offres.
  • Coordonner avec les fournisseurs pour obtenir des devis, préparer des analyses comparatives et garantir le respect des politiques et procédures d’achat du projet.
• Gestion de Base de Données :
  • Maintenir les bases de données et les systèmes de classement du projet, en garantissant des informations précises et à jour sur les activités, les dépenses et les résultats du projet.
  • Soutenir les efforts de suivi et d’évaluation en collectant et en organisant les données à des fins de reporting.

• Communication et Sensibilisation :
  • Aider à l’élaboration et à la diffusion de documents de communication, tels que des bulletins d’information, des publications sur les réseaux sociaux et des mises à jour du site Web, pour sensibiliser aux objectifs et aux réalisations du projet.
  • Répondre aux demandes de renseignements des parties prenantes, des partenaires et du public concernant les activités et les initiatives du projet.
• Soutien aux Réunions :
  • Préparer les ordres du jour des réunions, prendre des notes et assurer le suivi des actions à entreprendre pour garantir l’achèvement en temps voulu des tâches.
  • Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour planifier les réunions et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
• Soutien au Renforcement des Capacités :
  • Aider à l’organisation et à la réalisation d’activités de renforcement des capacités, telles que des ateliers de formation et des sessions de partage des connaissances, pour les bénéficiaires et les parties prenantes du projet.
  • Compiler les documents de formation, les présentations et les ressources à distribuer aux participants avant et après les événements de formation.
• Documentation et Rapports :
  • Soutenir la documentation des activités du projet, y compris la collecte des leçons apprises, des success stories et des meilleures pratiques pour référence future.
  • Aider à la préparation des rapports donateurs, des mises à jour de progrès et d’autres documents liés au projet selon les besoins.
• Collaboration en Equipe :
  • Collaborer étroitement avec les membres de l’équipe du projet pour assurer la mise en œuvre fluide des activités et une communication efficace entre les différents composants du projet.
  • Contribuer aux réunions d’équipe, aux séances de remue-méninges et aux exercices de planification pour soutenir la réalisation des objectifs du projet.

Qualifications :

• Licence dans un domaine pertinent tel que le développement international, sciences économiques, les sciences politiques, l’administration publique ou des disciplines connexes.
• Une expérience antérieure dans la fourniture d’un soutien administratif dans des projets de développement ou des environnements similaires est souhaitable. Une expérience sur les projet financés par USAID est préférable.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer plusieurs échéances efficacement.
• Excellentes compétences en communication, à la fois écrites et verbales, avec une maîtrise de l’anglais et de toute langue locale préférée.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et expérience des logiciels de gestion de bases de données est un avantage.
• Capacité démontrée à travailler en collaboration dans un environnement d’équipe multiculturelle et à s’adapter aux priorités et aux exigences changeantes.
• Engagement envers les principes de transparence, de responsabilité et d’intégrité dans tous les aspects du travail.