Chargé des Finances et de l’Administration

Chargé des Finances et de l’Administration – USAID, Santé des ménages et des communautés (HCH) Keneya Nieta, Mopti, Mali

Heures :  Temps plein, 40 heures par semaine

Salaire : proportionnel à l’expérience et aux qualifications requises

Sous la responsabilité de :  Relève du Chef d’Equipe Régional

Grade :  Mali – D

Lieu :  Mopti, Mali 

University Research Co., LLC (URC)

Guidée par une vision forte pour des systèmes équitables et résilients qui répondent aux besoins des populations et aux menaces émergentes, URC soutient les pays et les acteurs locaux dans l’élaboration, la mise en œuvre et le maintien des solutions évolutives fondées sur la science. Fondée en 1965, URC offre une multiplicité d’expertise technique pour responsabiliser les gouvernements, les communautés et les prestataires de services dans le renforcement leurs propres systèmes de santé et systèmes sociaux et dans l’améliorer de la qualité des services. Notre objectif est d’élargir l’accès aux services et d’en améliorer la qualité, en nous attaquant à la santé de la mère, du nouveau-né, de l’enfant et de l’adolescent ; à la sécurité sanitaire mondiale et aux maladies infectieuses, notamment le VIH/sida, la tuberculose et le paludisme ; à la santé reproductive et à la planification familiale ; à la nutrition et à l’eau, l’assainissement et l’hygiène. Dans nos échanges avec nos clients, nous restons fidèles à nos valeurs de changements positifs profonds en nous concentrant sur la :

• Créativité: en libérant notre créativité, nous favorisions l’engagement et l’échange pour améliorer la résolution de problèmes.
• Collaboration: non seulement notre travail autour d’une même vision et même mission inculque au personnel une forte adhésion au même objectif, mais nous permet également de nous compléter mutuellement et de répartir le travail pour maximiser les forces de chacun.
• Responsabilité : nous nous tenons responsables de la réalisation des objectifs, de l’exécution des tâches et de la prise de décisions.
• Diversité, équité et inclusion : nous attachons une importance capitale à un environnement diversifié, équitable et inclusif, où notre leadership et le comportement modèle du personnel enrichissent notre organisation, démontrent le respect de toutes les personnes et favorisent les chances pour tous les employés.
• Transparence : nous comprenons que lorsque les employés se font confiance les uns aux autres et à leurs dirigeants, ils seront plus engagés dans leurs rôles car ne craignant pas un traitement injuste.

Présentation :

URC est à la recherche d’un Coordinateur des Approvisionnements expérimenté pour l’USAID, pour financement de $53,999,977.00, Mali, le programme « Santé des ménages et des communautés (HCH/Keneya Nieta) ». Le but du programme projet est de réduire durablement la mortalité maternelle, néonatale et infantile et d’accroître l’adoption au niveau individuel et auprès des ménages de comportements sains aussi bien que la demande et l’utilisation de services de santé dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou en augmentant la capacité des Maliens à planifier, financer et gérer leur propre santé par l’individu, à l’échelle des ménages et des collectivités. Cette activité quinquennale cible 26 circonscriptions dans les régions de Sikasso, Mopti et Ségou.

Responsabilités :

Le Chargé(e) des Finances et l’Administration travaillera sous la supervision fonctionnelle du chef d’équipe régional et la supervision technique du DFA, le Chargé des Finances et de l’administration appuiera la mise en œuvre des fonctions financières et administratives dans le bureau régional désigné. Cela comprend la mise en œuvre des systèmes généraux de comptabilité et de contrôle financier du projet au niveau régional. Il / elle est également responsable de l’utilisation de contrôles internes adéquats et appropriés pour répondre aux normes comptables généralement reconnues.

Les responsabilités spécifiques comprennent ce qui suit :

• Vérifier les documents financiers, d’approvisionnements, la logistique avant de les soumettre au bureau de Bamako.
• Transmission de la liste des bénéficiaires Orange Money à Orange pour validation puis envoyer la documentation complète pour paiement à Bamako
• Assurer un suivi régulier des avances et vérifier la conformité des TES avant transmission à Bamako
• Traiter les paiements ou soutenir l’équipe technique de terrain dans la préparation des pièces justificatives pour les paiements pendant les activités du programme et les ateliers.
• Préparer des rapports financiers régionaux mensuels à soumettre en temps voulu au bureau de Bamako pour examen et approbation. Ceci couvre, mais sans s’y limiter, les rapprochements de la petite caisse, les rapprochements des avances du personnel, etc.
• Pour tous les paiements bancaires en provenance du bureau régional, préparer les documents financiers et les envoyer au bureau de Bamako pour revue et approbation.
• Assister le RTL dans la préparation des projections mensuelles de trésorerie à soumettre au bureau de Bamako.

Les responsabilités supplémentaires et autres peuvent inclure, mais sans s’y limiter :

• S’assurer que toutes les dépenses et transactions liées au projet sont conformes aux réglementations du gouvernement américain (les dépenses sont raisonnables, admissibles et imputables) et aux politiques et procédures de l’URC. Ceci couvre la vérification de la pertinence et de l’exhaustivité de la documentation avant de l’envoyer au bureau de Bamako pour paiement.
• S’assurer que toutes les transactions liées au projet sont effectuées, traitées et enregistrées selon le plan comptable de l’URC.
• Faire le suivi de toutes les demandes de paiement à traiter dans les deux jours ouvrables suivant la soumission.
• Examiner les formulaires de demande de paiement électronique par téléphone par rapport aux formulaires d’inscription / de participation des participants, de demande d’activité approuvée (AAR), de budget d’activité de voyage et de toute la documentation de support connexe des équipes de mise en œuvre du projet et de les classer à l’aide des applications Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint)
• Initier des paiements dûment documentés et autorisés sur les plateformes bancaires en ligne, pour inclure les paiements des fournisseurs et les paiements électroniques de fonds par téléphone mobile.
• Superviser la gestion régionale de la petite caisse en examinant la documentation (pour en vérifier l’exactitude).
• Assister le RTL dans la préparation des projections mensuelles de trésorerie à soumettre au bureau de Bamako.
• Travailler en étroite collaboration avec DFA pour répondre à tous les commentaires du Siège par suite d’analyse des rapports du sous Bureau, y compris la réponse aux commentaires sur les bons manquants et les informations en suspens après l’analyse des documents de paiement.
• Conseiller la direction générale sur tous les domaines susceptibles d’avoir un impact sur les systèmes de contrôle interne et les procédures d’autres tâches comptables, financières et administratives cohérentes avec la portée globale de ce poste.
• Assurer la liaison avec le bureau de Bamako pour assurer la réception, le rapprochement et le paiement des factures en temps opportun.
• Effectuer des revues d’audit régulières des fonctions opérationnelles du projet, y compris les magasins, le transport, les actifs, la sécurité et la sûreté, etc. pour assurer la conformité aux réglementations URC et USAID.
• Préparer et maintenir un journal de suivi de tous les documents reçus et diffusés par le bureau régional.
• Fournir un soutien administratif lors des formations, ateliers et réunions. Assurer la bonne disposition des salles et la facilitation des participants ; organiser et coordonner les lieux ; organiser la papeterie / l’impression, etc.
• Gérer l’inventaire pour assurer l’étiquetage et la valorisation des actifs.
• Recevoir le stock acheté au bureau de Bamako et assurer sa conservation, son utilisation et son entretien appropriés.
• Être responsable de l’organisation des magasins ; il / elle recevra, délivrera et s’assurera que tout l’inventaire dans les magasins est sûr, sécurisé et correctement enregistré sur une base quotidienne.
• Superviser l’entretien et la maintenance régulières du magasin, en s’assurant de la disponibilité d’une quantité adéquate de papeterie de bureau, de matériel de nettoyage et d’autres biens dans les magasins.
• Effectuer des inventaires mensuels du stock et s’assurer que les fiches de stock sont créées, mises à jour et exactes.
• Effectuer d’autres tâches liées au projet comme assignées.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de traitement de données et de présentation graphique.
• Capacité à planifier et exécuter des tâches complexes de manière indépendante tout en abordant les détails de la gestion quotidienne et en restant organisé et concentré sur des échéances et une stratégie à long terme hautement souhaitable.
• Capacité d’évaluer les problèmes et d’élaborer des solutions.
• Excellentes compétences en communication interpersonnelle et excellentes capacités d’organisation.
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit.

Expérience & qualifications requises

• Diplôme Universitaire, comptabilité, en commerce, gestion ou dans un autre domaine pertinent.
• Au moins cinq (5) années d’expérience en gestion financière.
• Une d’expérience dans le logiciel comptable QuickBooks sera un atout.
• Expérience de travail antérieure sur un projet de développement de l’USAID ou autre. 

Emplois locaux où les candidats doivent être légalement autorisés à travailler dans le pays (non destinés aux RPT et aux expatriés)

Ce poste est ouvert aux candidats légalement autorisés à travailler dans le pays. Aucune allocation n’a été budgétisée pour ce poste.

Seuls les candidats retenus seront informés et convoqués. Sauf indication contraire, nous conserverons votre CV dans notre base de données pour de futures opportunités.

https://www.urc-chs.com/careers?gnk=job&gni=8a7883a884f5015f0185124015e41f47

URC est fière d’être un employeur promouvant l’égalité des chances dans l’emploi.

Nous valorisons et recherchons la diversité au sein de notre personnel