AVIS DE RECRUTEMENT RESPONSABLE COMPTABILITÉ ET FINANCES
(INTERNE & EXTERNE)
Médecins Sans Frontières France (MSF-F) est une organisation humanitaire internationale sans but lucratif.
Médecins Sans Frontières apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d’origine naturelle ou humaine, de situation de belligérance, sans aucune discrimination de race, de religion, philosophique ou politique.
Dans le cadre de nos activités du Projet Coordination, nous recrutons une personne pour le poste de Responsable Comptabilité Et Finances.
POSTE Responsable Comptabilité et Finances
PAYS Mali
LIEU DE TRAVAIL Bamako
TYPE DE CONTRAT CDD
HORAIRES 40 Heures par semaine
But principal
Coordonner et superviser la comptabilité de la mission (comptabilité, trésorerie, procédures d’audit, etc) suivant les instructions du coordinateur finances et conformément aux obligations légales et aux normes et protocoles de MSF et en vue de fournir des informations financières exactes, transparentes, fiables et de qualité à l’organisation sur l’utilisation et l’allocation des ressources de la mission. Responsable d’une exécution de qualité et dans les délais des tâches comptables de toute la mission : procédures de caisse, comptes bancaires, documents comptables (reçus et pièces justificatives) saisie électronique de données, consolidation de l’ensemble de la comptabilité de la mission, processus de clôture de fin de mois et documents. Responsable de la mise en œuvre et de l’efficacité d’un système de contrôle interne.
Responsabilités
• Coordonner et superviser la clôture mensuelle et annuelle des comptes et la production du bilan, en informer le supérieur hiérarchique en vue de la consolidation, et avec l’objectif que l’état financier reflète bien la situation financière de la mission. S’assurer du respect strict des échéances.
• Assurer la conformité de la mission aux directives, normes, politiques et procédures de MSF, en particulier en ce qui concerne les normes et procédures financières et les engagements de dépenses (procédures d’achat et de paiement).
• Responsable d’une exécution de qualité et dans les délais des tâches comptables de toute la mission : aussi bien les documents comptables (factures, reçus et pièces justificatives exigées et un système d’enregistrement des opérations) que la saisie électronique de données, (codification dans le logiciel comptable) et la consolidation et l’archivage des journaux comptables pour toute la mission (tant pour la capitale que sur le terrain).
• Coordonner et s’assurer que les procédures administratives relatives à la fiscalité et au système de sécurité sociale du pays sont bien suivies afin de se conformer à l’environnement juridique du pays.
• Coordonner et s’assurer que les procédures régissant la gestion de trésorerie sont bien suivies, qu’il y a suffisamment d’encaisse pour couvrir en tout temps le bon déroulement des opérations et garder le plus grand contrôle possible sur les risques de sécurité. Assurer la bonne gestion des petites caisses, définir le niveau minimal de celles-ci, établir un système robuste de suivi des avances.
• Anticiper les dépenses prévues.
• Gérer les comptes bancaires locaux.
• Superviser les relations avec les banques du pays y compris les négociations avec celles-ci.
• Organiser un système de paiement des fournisseurs, des salaires du personnel et des indemnités journalières.
• Coordonner et superviser la mise en place du point de vue fiscal et le paiement des obligations fiscales dans le pays en tenant compte des exonérations fiscales, afin de se conformer aux obligations légales.
• Coordonner et superviser l’exécution d’audits locaux concernant la comptabilité, la main d’œuvre, la gestion des actifs et des stocks, promouvoir des audits internes volontaires dans ces domaines afin de déterminer la bonne tenue et la justesse des comptes de la mission MSF, le degré de conformité et le niveau de risques. Responsable de la mise en œuvre et de l’efficacité d’un système de contrôle interne.
• Assister le comptable siège dans la collecte des documents (Pieces justificatives locales) en cas d’audit externe
• Organiser et superviser, en étroite coordination avec le département RH, les processus associés (recrutement, formation/ mise en place, évaluation de performance, détection de potentiel, perfectionnement et communication) concernant le personnel placé sous sa responsabilité afin de s’assurer de disposer à la fois du nombre de personnes et de la somme des connaissances nécessaires et afin d’améliorer les capacités des membres du personnel.
• Faire rapport à son supérieur hiérarchique sur les états financiers de la mission au moyen de rapports mensuels et hebdomadaires, afin de suivre l’évolution des finances du projet et de fournir des informations à leur sujet.
• Sert de référent technique pour toutes les questions comptables, y compris les questions de conformité aux normes et procédures financières de MSF, le respect du cadre légal, la formation et le soutien relativement au logiciel et système comptable de MSF.
• Payer les indemnités journalières et les enveloppes relatives à la sécurité le cas échéant.
• En étroite coopération avec le coordinateur finances, autoriser les factures du siège et garantir le bon enregistrement des dépenses conformément au circuit d’approvisionnement défini.
• Briefing de tout le personnel concerné (équipe de coordination de la mission, responsable administration, responsable logistique) sur des points particuliers de gestion comptable.
Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte
• Contrôle la gestion des trésorerie caisses de la coordination (cahier de suivi des avances, inventaires physiques et rapprochements, …).
• S’assure du respect des procédures d’achats (bons de commandes systématiques signés par les personnes autorisées).
• Suivi des enveloppes sécurité sont rendues et que les différentes dettes sont remboursées avant le départ des personnels expatriés (coût téléphonique appel perso).
• Gère et contrôle le paiement des avances sur salaires, des salaires et taxes d’après les fiches de paie, Ordres des virements et chèques dûment validés et signés par le coordinateur financier
• Suivi des cautions de la mission en étroite collaboration avec le Chargé de Gestion et Contrôle Finances du siège (CGCF).
• Briefing initial sur la gestion de l’argent pour tous les personnels bénéficiant d’une prise en charge particulière (perdiem, logement,) et/ou d’avances de fonctionnement.
• Briefing spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur de projet et/ou les responsables logisticien-administration supervisant un assistant-administration.
• Veille sur les législations nationales.
• S’assure que les états des charges sociales et impôts ayant pour base de calcul tout ou partie des salaires existent en format papier et électronique sur le NAS/Drive et qu’ils peuvent être consultés à tout moment.
• Intégration et suivi des dépenses réalisées hors de la mission financière ainsi qu’au siège.
• Imputation des financements institutionnels et préparation des documents justificatifs.
• Suivi et analyse des dépenses par activités (axes analytique) en lien avec le coordinateur financier.
• Clôture mensuelle après la consolidation de toutes les dépenses (coordo+terrain) avec la réparation de check list, liasse comptable pour Paris, pointage, lettrage, la lettre de clôtures mensuelle après validation du coordinateur finances, clôture et dépôt de la liasse comptable sur mymsf avant le 15 du mois, renvoi des comptabilités définitives aux terrains avec commentaires, et plan d’action en fonction des erreurs constatées.
• Réfèrent technique du logiciel Saga/Unifield : résolution des bugs éventuels sur les terrains ou en Coordination, mise en place des dernières versions sur les terrains, préparation et diffusion des informations nécessaires à l’utilisation de ces nouvelles versions, mise à jour régulière des paramètres (taux de change, codes projets, vérification de la conformité des comptabilités entre terrain et coordination etc.
• Sous la supervision du coordinateur Finances, il réalise la demande de trésorerie de la capitale en collaboration avec les départements techniques. Il renseigne les dépenses courantes, identifie les possibles demandes exceptionnelles
• Participe à la réalisation des budgets en aidant au recueil d’informations (notamment sur les achats locaux)
• Suit les volumes de dépenses locales au quotidien et reporte au coordinateur financier.
• Réalisation et suivi d’un guide d’imputation spécifique au pays et à son budget.
• Accompagnement des comptables et des assistants-administration à la comptabilité et à la gestion de l’argent et à la mise en œuvre des outils comptable & finance.
• Gaps et visite régulièrement les terrains (avec reporting), propose des formations supplémentaires si besoin
• Garant d’une bonne tenue de la comptabilité.
• Réalise des outils financiers, et comptables améliorant le travail des collaborateurs (RH, log et assistants).
• Supervise l’Assistante Fin dans le classement clair et logique de toutes les pièces comptables de la mission et tient à jour un plan de classement de la mission
Conditions Requises
Éducation • Indispensable : formation et expérience solides en comptabilité ; accréditation professionnelle comptable.
• De préférence, un diplôme universitaire en comptabilité, finance ou administration des affaires.
Expérience • Indispensable : quatre ans d’expérience professionnelle dans des postes similaires :
Langues • Langue de base de la mission indispensable Langue locale préférée
Connaissance • Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet) Normes comptables locales. De préférence, connaissance du logiciel comptable de MSF, ou d’un logiciel ERP, connaissance des lois locales.
Compétences • Gestion et développement du personnel
• Adhésion aux principes de MSF
• Souplesse de comportement
• Résultats et sens de la qualité
• Travail d’équipe et coopération
Merci d’envoyer vos dossiers (CV, lettre de motivation, copies des diplômes/attestations, photocopie de la pièce d’identité) et les références de trois (personnes) derniers employeurs par email uniquement à l’adresse indiquée ci-dessous en précisant clairement la référence et l’intitulé « 112024 – RESP-COMPTA _COORDO » en objet de l’email.
Date limite de dépôt des candidatures : 09/11/2024 à 17h.
Adresse email : msff-mali-rh@paris.msf.org
Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité
NB : SEULES LES CANDIDAT(E)S PRE-SELECTIONNE(E)S SERONT CONTACTE(E)S
« Aucune compensation monétaire, faveur en nature ou tout autre tentative de corruption ainsi que de favoritisme ne seront tolérés à MSF dans le processus de recrutement ».