HR Officer

Introduction :

FHI 360 est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 travaille à partir de 60 bureaux avec 4 400 employés aux États-Unis et à travers le monde. Notre engagement envers les partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de gens.

Cette description de tâche n’est pas exhaustive et peut être changée à tout moment.

Contexte :

Sous la supervision du « HR Manager », le/La HR Officer aura pour mission d’appuyer la coordination et la mise en œuvre des activités ayant trait aux ressources humaines du programme Shifin Ni Tagnè et du bureau. Ce poste est basé à Bamako, au Mali, et dépend de l’attribution d’un Financement.

À ce titre, il/elle sera chargé (e) de :

Principales responsabilités :

–        Gestion proactive de la fonction pour s’assurer que toutes les questions RH reçoivent une attention rapide et adéquate en particulier concernant le recrutement, la rétention, le déploiement…

–        Coordonner les nouvelles orientations du personnel et veiller à ce que tout le personnel (nouveau et existant) reçoive de manière proactive ou sur demande, des conseils, un encadrement et un soutien adéquats pour développer des relations de mentorat saines pour un environnement de travail propice pour tous le personnel et les partenaires ;

–        Suivi des formations obligatoires et signature des différentes politiques de l’organisation du nouveau staff et s’assurer que les certificats des dites formations sont signées et classées dans les dossiers individuels de chacun ;

–        Etablir les Attestations de travail et les certificats de travail au besoin ;

–        Appuyer le HR Manager dans le suivi du processus d’embauche, description du poste, projet d’avis de vacance, présélection faite par le superviseur, jury d’entretien, rapport d’entretien, candidat recommandé, bio-données, références, lettre d’offre et contrats ;

–        Suivi de la fixation et fin des périodes d’essai avec les différents superviseurs ;

–        Mise a jours des différents trackers : tableau des contrats, tableau all staff, tableau de formalité administrative et de départ.

–        Maintenir et mettre à jour régulièrement les dossiers de tout le personnel, y compris les contrats, les CV, les références, les données biographiques du personnel, la liste des personnes à charge, la progression des salaires, les congés, le classement des différentes évaluations du personnel, etc.

–        La gestion de l’assurance maladie du personnel (incorporation, retrait et suivi des dossiers de remboursement) .

–        Liaison avec le Ministère du Travail et les autres ministères pour assurer une conformité adéquate et complète à toutes les exigences légales.

–        Elaboration et Gestion des contrats de travail et les différentes lettres (redéploiement, fin de contrat, renouvellement etc…) .

–        Suivi des contrats de stage et des contrats de prestation de service

–        La gestion des cas de transfert, AMO et d’immatriculation du personnel auprès de l’INPS ;

–        Etablir les lettres de fin de contrat à adresser aux différentes banques et INPS ;

–        Mise à jour des différents changements dans le logiciel de paie, insertion des nouveaux staffs et classement mensuel des fichiers payroll dans le chrono ;

–        Informer le HR Manager des variables du salaire chaque mois, une semaine avant le traitement du payroll .

–        Gestion de l’allocation familiale du staff auprès de INPS, suivi des déclarations sociales auprès de INPS.

–        Assistance Technique au staff dans le remplissage des feuilles de Temps et dans la remontée de l’information au HR Manager et à Compass questions.

–        Appuyer le HR Manager au calcul des soldes de tout compte et dans les différentes validations ;

Qualifications Minimales :

–        Avoir au moins Bac +3 (Formation universitaire dans une discipline pertinente ou connexe (Psychologie, Gestion d’entreprise, Droit, sociologie) ou spécialisation en gestion des ressources Humaines ;

–        Excellente connaissance de l’environnement juridique Malien en matière du droit travail et de contrats.

–        3 à 5 ans d’expériences pratiques pertinentes avec une ONG souhaitable.

–        Bonnes aptitudes interpersonnelles et informatiques (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;

–        Être rigoureux et doté d’excellentes capacités organisationnelles, d’un bon sens du relationnel, et de bonnes qualités rédactionnelles et communicationnelles ;

–        Avoir une bonne capacité à communiquer en langue Française tant à l’oral qu’à l’écrit, l’anglais est un atout.

Exigences physiques typiques :

–        Environnement de bureau typique

–        Capacité à passer de longues heures à regarder un écran d’ordinateur et à effectuer un travail répétitif sur un clavier.

–        Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

–        Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 5 livres.

Technologie à utiliser :

–        Ordinateur portable, applications Microsoft (c.-à-d. Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), téléphone portable/technologie mobile et équipement de bureau standard.