Assistant Administratif

Overview

Ce poste fournira un soutien administratif et logistique au bureau du Mali en général et en particulier au programme K4GGWA et à ses activités connexes au Mali et dans tous les pays du programme.

Job Description

Organisation de réunions/ateliers

• Organiser des réunions/ateliers à l’intérieur et à l’extérieur du Mali ;
• Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux pendant les réunions ;
• Organiser des ateliers internationaux, incluant l’hébergement, les déplacements, les interprètes, les paiements et contribuer à l’élaboration des rapports ;
• Soumettre et rapprocher les rapports de dépenses ;
• Organiser des conférences téléphoniques, distribuer des invitations, etc. ;
• Contribuer à l’effort de l’équipe en obtenant des résultats connexes selon les besoins.

   Administration et gestion de bureau :

• Réception, enregistrement et expédition des courriers externes et des courriels afin d’en assurer la bonne classification ;
• Accueillir et filtrer les visiteurs, réceptionner, enregistrer et expédier la correspondance externe et interne ;
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, etc. ;
• Gérer la petite caisse telle que l’argent liquide pour les ateliers ;
• Coordonner les procédures de bureau ;
• Rédiger des lettres et des courriels pour le compte d’autres membres du personnel de bureau ;
• Aider à la préparation des rapports réguliers ;
• Assurer la liaison avec d’autres services tels que le ICT, les finances et les achats.

Communication:

• avec le personnel du CIFOR-ICRAF et d’autres partenaires extérieurs pour ce qui est des rapports, des budgets et des réunions ;
• avec des contacts externes tels que les fournisseurs et les agences gouvernementales.

Contribuer à la gestion des budgets des projets.

Logistique pour les missions de suivi et les différentes visites sur le terrain:

• Plan de voyage ;
• Préparation des ordres de mission ;
• Les avances de voyage et les rapports ;
• Ordres de mission du personnel ;
• Assurer la liaison avec les agences de voyage et les compagnies aériennes pour obtenir les réservations (vols, hôtels et salles de conférence) et les billets, calculer les indemnités journalières et les nuitées d’hôtel, obtenir les visas et l’assurance pour le voyage de tous les visiteurs et du personnel lors des réunions et des séminaires ou des voyages avec des ordres de mission autorisés ;
• Assister et fournir des conseils pour les questions de visa.

Requirements

• Diplôme en études commerciales ou dans un domaine connexe ;
• Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de bureau ;
• Expérience dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.

Education, Experience and Technical skills

• Diplôme en études commerciales ou dans un domaine connexe ; •Au moins cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion de bureau ; •Expérience dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.

Personal Attributes and Competencies

• Connaissance des protocoles et politiques administratifs et opérationnels relatifs aux activités comptables ;
• Compétences en matière de gestion financière ;
• Capacité avérée à rédiger des rapports ;
• Bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit ;
• Bonne communication, sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression.
• Capacité à travailler efficacement avec un minimum de supervision et à respecter les délais ;
• Capacité à coordonner, hiérarchiser et organiser la charge de travail ;
• Tenir des registres et préparer des rapports ;
• Respecter les politiques et les procédures ;
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités ;
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ;
• Solides compétences en matière d’organisation et de planification ;
• Maîtrise de MS Office et bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et autres applications bureautiques pertinentes ;
• Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle.

Terms and conditions

• Il s’agit d’un poste recruté localement. Le CIFOR-ICRAF offre une rémunération compétitive en monnaie locale en fonction des compétences et de l’expérience ;
• Le lieu d’affectation sera Bamako, au Mali, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.