STAFF SERVICES recrute pour une grande société de la place: Un(e) Assistant(e) Administratif(ve)

MISSIONS

• Assister la Direction générale dans l’exécution de ses taches ;
• Assurer le secrétariat de l’entreprise ;
• Recevoir les délégations pour réaliser des actions particulières.

ATTRIBUTIONS

Secrétariat de direction

• Filtrer et répondre aux appels téléphoniques ;
• Assurer l’ouverture du courrier et sa diffusion. Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel.
• Définir, mettre en place et contrôler les procédures d’émission de courrier :
• Qui Signe ?
• Comment repère-t-on les courriers émis et reçus ?
• Système de référencement et responsabilité ;
• Contrôle du nombre d’exemplaires et de leur destination.
• Mettre en forme et saisir les courriers pour la direction générale ;
• Maitriser parfaitement la dactylographie, la sténographie et les outils bureautiques (téléphonie, fax…) ;
• Maitriser parfaitement le matériel et le logiciel de bureautique en utilisation dans l’entreprise. Connaitre le mode d’accès aux messages internet (émission, réception).
• Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation de la direction générale ;
• Accueillir les visiteurs de la société ;
• Gérer les approvisionnements des fournitures de bureau et tous les éléments pour lesquels une délégation est donnée ;
• Suivre et assumer la responsabilité des contrats du matériel de bureau ;
• Photocopieur
• Télécopieur
• Standard téléphonique

Assistanat

• Tenir l’agenda de la direction générale, prendre les rendez-vous, gérer les plannings ;
• Organiser les déplacements de la direction générale en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;
• Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées ; s’assurer de la préparation de la salle,… Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;
• Préparer certains dossiers après avoir reçus les indications nécessaires de la direction générale ;
• Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la direction générale ;
• Assurer les liaisons entre les services de l’entreprise. Recevoir délégation pour des travaux d’organisation concernant plusieurs services ;
• Mettre en place des tableaux de suivi de l’activité de ses collaborateurs directs ;
• Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail de ses collaborateurs directs ;
• Contrôler et suivre les fiches de pointage des employés lors des mouvements d’arrivée et de départ ;
• Gérer, éventuellement, le budget de la direction générale ;
• Se tenir informée des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles technologies nécessaires à l’évolution de sa fonction ;
• Rendre compte régulièrement de son activité à travers un tableau de bord comportant les indicateurs de performance préalablement négociés.

Qualité

• Etre associée à toute étude de nature à atteindre l’objectif « QUALITE TOTALE ».

APTITUDES ET CONNAISSANCES

SAVOIR :

DUTS ou BAC+2-3 en Secrétariat de direction, 3 ans d’expérience dans un poste similaire

SAVOIR FAIRE :

• Outils de Bureautique
• MS-Office

SAVOIR ETRE :

Confidentialité, Intégrité, Rigueur, Disponibilité

Poste basé à Bamako

DOSSIER A FOURNIR

• Une demande manuscrite
• Un Curriculum Vitae détaillé
• Une lettre de motivation

Les dossiers de candidatures doivent parvenir à info@staffml.com au plus tard le 15 Octobre 2023.

NB : Seuls, ceux dont les dossiers retenus, seront contactés pour une interview