Recrutement Assistant (e) administratif (ve) et comptable de PRoCOREP
Présentation de HELVETAS Swiss Intercooperation Mali
HELVETAS Swiss Intercooperation est une des plus grandes organisations de développement de la Société Civile Suisse. C’est une association de plus de 100 000 membres en Suisse, sans affiliation politique ou confessionnelle. Engagée dans une trentaine de pays d’Afrique, d’Asie, d’Amérique Latine et d’Europe de l’Est, elle est présente au Mali depuis 1977 et emploie une quarantaine de salariés.
HELVETAS Swiss Intercooperation intervient dans 3 domaines complémentaires :
1) Voix Inclusion et Cohésion ;
2) Compétences Emplois et Revenus et
3) Eau Alimentation et Climat.
Ses valeurs sont fondées sur les droits de l’homme, les principes de la bonne gouvernance et le développement durable.
Au Mali HELVETAS Swiss Intercooperation travaille principalement dans les régions de Sikasso, Kayes, Tombouctou, Gao, Mopti, Ségou, et Koulikoro.
Présentation du Programme de Cohésion sociale et de Résilience des Populations au Mali
Le ProCOREP est un programme financé par la coopération suédoise et mis en œuvre par un consortium de 3 ONG internationales (SNV, HELVETAS et Diakonia) pour une période de 3 ans de 2023 à 2026 dans les régions de Kayes, Sikasso et Ségou.
Le ProCOREP a pour objectif de « Contribuer à réinstaurer la cohésion sociale et à accroître la résilience climatique des ménages vulnérables, des femmes et des jeunes (f/h) à travers la sécurisation des moyens de subsistance, l’utilisation durable et pacifique des ressources naturelles, et une participation (citoyenne) locale démocratique ».
Il a trois objectifs spécifiques :
- Les institutions locales décentralisées (collectivités territoriales, autres) gouvernent et gèrent les affaires, services et investissements publics de manière inclusive, responsable et redevable ;
- Les ménages ont amélioré leur relations inter et intra-communautaires, de cohabitation et collaboration, et exploitent et gèrent de manière concertée et durable les ressources foncières et en eau communes, par des mécanismes et dispositifs de proximité en gestion foncière, d’eau et des conflits ;
- Les ménages, les femmes et les jeunes ont augmenté et diversifié leurs actifs et stocks issus des systèmes agro-sylvo-pastoraux et ont amélioré leur sécurité alimentaire et nutritionnelle, à travers des services et pratiques privés-publics-paysans.
Afin d’adresser la diversité des problématiques locales, le ProCOREP interviendra dans trois pôles géographiques distincts, en couvrant deux cercles dans chaque région : Djenné et Macina au Centre (ONG Diakonia), Kita et Diéma à l’Ouest (HELVETAS Swiss Intercooperation) et Sikasso et Yorosso au Sud (SNV).
Le présent poste concerne celui d’assistant administratif et comptable du pôle Ouest.
L’assistant (e) administratif (ve) et comptable du pôle assiste l’équipe du projet dans la mise en œuvre des activités du pôle Ouest. Il/elle veille à la bonne gestion administrative et comptable du programme au pôle Ouest. Elle fournira son appui au coordinateur du pôle Ouest pour bonne gestion administrative et comptable des affaires courantes en lien avec la direction de HELVETAS Swiss Intercooperation Mali et la coordination du programme
Profil
Un (une) Assistant (te) expérimenté(e), pour fournir un soutien administratif au pôle ouest par, la fourniture d’un service d’accueil, l’organisation d’hébergement, l’organisation d’événements, l’entretien du bureau et la gestion des biens. Il/Elle sera basé(e) à Kita, et rendra compte au coordinateur du pôle. Il/elle collaborera étroitement avec ses collègues conseillers du pôle et du département administration et des finances du bureau de HELVETAS Swiss Intercooperation Mali à Bamako.
Principales responsabilités
- L’accueil et orientation des visiteurs en leur fournissant des indications et des informations précises.
- Le standard téléphonique et la mise à jour de l’annuaire téléphonique avec les coordonnées des principales parties prenantes et d’autres contacts importants ;
- La préparation, envoi et réception des correspondances et des colis ;
- La garde des fournitures de bureau et les distribuer selon les besoins du personnel.
- L’appui dans la saisie, la photocopie, la numérisation et l’archivage des documents du projet,
- La bonne communication avec les fournisseurs et les prestataires locaux ;
- Le soutien administratif à l’organisation d’événements, de conférences et d’ateliers ;
- Le suivi des paiements et retenues à la source dus aux services des impôts ;
- L’application des décisions et consignes administratives ;
- Le suivi des documents administratifs des engins roulants (vignette, assurance, contrôle technique…) ;
- L’appui/formation continue des partenaires et prestataires en ce qui concerne les tâches administratives et la bonne tenue comptable ;
- La tenue de la comptabilité au niveau du pôle ;
- Les paiements sur base de pièces valables et qui répondent aux critères de recevabilité des pièces justificatives ;
- Le classement des justificatifs avec les renseignements d’encodage exigés ;
- La production des états de rapprochement bancaire ;
- La production des états de comparaison budgétaire et le détail des écritures comptables ;
- Le suivi des contrats signés avec les partenaires ;
- L’analyse des rapports financiers des prestataires et partenaires de mise en œuvre ;
- L’archivage des documents administratifs et financiers ;
- La gestion du cash et encaisser les transferts venant du coffre ou de la banque ;
Toute autre tâche en rapport avec le poste, en concertation avec le coordinateur du pôle et le coordinateur du programme.
Qualifications
- Avoir au moins diplôme secondaire en administration et ou gestion financière ou qualification équivalente ;
- Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine de l’assistance administrative et ou comptable ;
- Démontrer la capacité à tenir une comptabilité ;
- Démontrer des compétences avérées en matière de travail de bureau, de secrétariat d’administration et de comptabilité ;
- Démontrer des compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles
- Rester calme, maître de soi et de bonne humeur, même sous pression ;
- Réagir positivement aux commentaires critiques et aux points de vue divergents.
- Esprit d’équipe multiculturelle et capacité de travail en équipe ;
- Avoir de bonnes compétences en informatique (Windows, Excel, Outlook …)
Informations complémentaires
Les termes de références de ce recrutement sont disponibles sur le site de Malipages http://www.malipages.com/
| Nature du contrat | Contrat de droit malien. |
| Durée du contrat | Contrat de travail d’un an renouvelable après évaluation concluante, basé sur les conditions de travail définies dans l’Accord d’Etablissement du personnel national de HELVETAS Swiss Intercooperation Mali |
| Lieu de travail | Le lieu de travail principal est Kita. Le/la candidat (e) peut effectuer déplacements sur le terrain (Cercles de Kita et de Nioro du Sahel), des voyages à Bamako et aux autres pôles. |
| Composition du dossier de candidature | · Lettre de motivation manuscrite
· CV actualise de 3 pages maximum · Diplômes et attestations de travail · Les contacts de 3 personnes de référence |
| Date limite de remise de l’offre | Mercredi 31 aout à 17 h 00. |
| Adresse | Les dossiers seront envoyées par courrier électronique aux adresses suivantes :
· hamadounkola.traore@helvetas.org |
| Informations complémentaires | D’éventuelles informations pourront être obtenues en contactant les adresses mail ci-dessus. |