RMO Mali recrute pour une organisation du secteur privé un (e) Assistant (e) Bilingue Anglais.

Missions

• Assister le responsable dans la gestion des affaires courantes.
• Contribuer à l’atteinte des objectifs en veillant à la bonne réalisation des tâches administratives qui lui sont confiées.

Finalités

• Contribuer à l’organisation du planning de travail du responsable
• Exécuter les opérations classiques de secrétariat
• Assurer la communication interne et externe

Responsabilités

Être responsable et garant (e) de :

• L’accueil, l’information, l’orientation des membres du bureau, des collaborateurs, partenaires qui rendent visite au responsable ;
• L’organisation matérielle et la planification des audiences, réunions, et autres rencontres du responsable ;
• Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s’occuper de la gestion des messages électroniques du responsable ;
• La rédaction et la mise en forme des documents, faire leur suivi, les classer, les traduire au besoin dans la langue souhaitée ;
• La réception et l’enregistrement des courriers destinés au responsable (physique ou électronique) ;
• Organisation des déplacements du responsable ;
• La collecte et du classement des pièces justificatives de dépenses du Président du Responsable et de leur transmission au service financier et comptable ;
• L’appui logistique à l’organisation des événements du responsable ;
• Actualisation des données de suivi des activités du responsable (tableaux de bord, de d’audiences, de résultats, …) en relation avec la Secrétaire Générale ;
• Du bon entretien du Bureau du Président et à la réparation du mobilier et matériel ;
• De la gestion des stocks de fournitures du responsable.

Votre profil 

Formation souhaitée

• Avoir un niveau de formation BTS en Secrétariat de Direction, ou équivalent 

Expériences nécessaires

• Avoir un minimum de 05 ans d’expérience dans le domaine.

Compétences requises :

Connaissances nécessaires :

• Connaître l’entreprise (organisation, fonctionnement, procédure, produits et services)
• Posséder une culture générale (économique, culturelle, sociale et politique)
• Connaître les acteurs institutionnels et les partenaires extérieurs de l’organisation
• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et Power Point
• Maîtriser l’usage des outils de communication : téléphone et internet
• Maîtriser les principes fondamentaux de la communication, du marketing et des relations publiques.

Méthodes :

• Maîtriser les techniques d’accueil
• Maîtriser les techniques de gestion du secrétariat
• Maîtriser les procédures de gestion administrative du personnel
• Maîtriser les techniques de la rédaction administratives.

Savoir-faire :

• Être capable de fournir des réponses directement, à partir des éléments dont vous avez connaissance
• Être capable de rédiger toutes sortes de documents et supports
• Être capable de gérer plusieurs dossiers en même temps.

Organisation :

• Superviser la réalisation et la mise en œuvre du programme annuel d’activité du responsable
• Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le responsable
• Respecter les délais.

Relationnel :

• Être capable de persuader et de créer des relations de confiance avec les collaborateurs
• Être capable de créer, de développer et d’entretenir de bonnes relations avec les partenaires extérieurs
• Être capable d’orienter un interlocuteur.

Adaptation :

• Être capable de s’adapter à l’évolution technologique
• Être capable d’anticiper et d’innover
• Être capable de se perfectionner dans son domaine d’activité.

Qualités requises

Sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement, respect des procédures et des normes, réactivité, esprit d’initiative, capacité à argumenter des décisions, confidentialité, discrétion, sens l’organisation, rigueur, bonne capacités rédactionnelles, aptitudes au travail en équipe, bon niveau de communication orale et écrite, bonne présentation.

Autres : Parler l’anglais couramment, une autre langue serait un atout

Pour postuler, visitez notre site www.rmo-jobcenter.com en déposant votre CV au plus tard le 20 mars 2023