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Un (e) Chargé(e) des Approvisionnements Programme

Un (e) Chargé(e) des Approvisionnements Programme

4 mars, 2021

PROFILS DE POSTES À POURVOIR

UN(E) CHARGE(E) DES APPROVISIONNEMENTS PROGRAMME

PAYS : MALI LIEU : Bamako avec des déplacements sur Sikasso, Tombouctou, Gao et MoptiDomaine d’activités : LOGISTIQUE
Intitulé de poste :Chargé(e)  des Approvisionnements ProgrammeDate de début de contrat : Avril 2021 Date de fin de contrat : Mars 2022 
Type de contrat : CDD 12 mois (renouvelables)Hiérarchisation du poste : Le poste est sous la responsabilité du Manager Logistique

I- Le Programme Humanité & Inclusion (HI) au Mali 

Handicap International, nom d’usage « Humanité & Inclusion » est présent au Mali depuis 1996. L’objectif général du programme Mali est de contribuer à assurer la participation des personnes handicapées et des personnes vulnérables au Mali sur base de l’égalité avec les autres. La stratégie du programme Mali se décline en trois grands axes définis sur la base des trois principaux contextes d’intervention.

  • Axe 1 : Contribuer au relèvement et au renforcement de la cohésion sociale
  • Axe 2 : Contribuer à l’amélioration de la résilience des populations
  • Axe 3 : Promouvoir et accompagner un développement inclusif

II – Contexte

La logistique a pour mission de contribuer au bon déroulement de l’aide aux bénéficiaires en soutenant les équipes d’Humanité & Inclusion (HI), et en permettant à chacun d’avoir les moyens de travailler pour se focaliser sur son cœur de métier, en respectant à la fois les contraintes économiques, qualitatives et de Safety. Pour cela, la logistique a la charge de gérer à la fois la chaîne d’approvisionnement et les moyens généraux. La maîtrise de ces deux domaines logistiques est un vecteur majeur d’optimisation et permet à l’organisation d’être la plus efficiente.

Dans le Cadre de la réorganisation de son département Logistique et dans le but d’atteindre ses objectifs, le Programme d’Humanité & Inclusion au MALI recherche un(e) Chargé(e) des approvisionnements afin de pouvoir apporter un support et une expertise au pôle approvisionnement du Programme.

III – Principales responsabilités

Sous la responsabilité hiérarchique du Manager Logistique, le Chargé(e) des Approvisionnements Programme assiste le Manager Logistique du Programme dans la gestion des approvisionnements du programme tout en respectant les règles et les procédures d’Humanité & Inclusion.

Responsabilité 1 : Assurer la gestion des Appels D’offres Nationaux et Internationaux du ProgrammeBut : Les Passations des Marchés du programme sont faites dans le Strict respect des Procédures en Vigueur et en adéquation avec la directive Institutionnelle de Gestion des Approvisionnements, des Achats et du TransportMesure : Strict respect des procédures de gestion des approvisionnements, sécurisation et Traçabilité desApprovisionnements, Satisfaction des équipes projet sur la gestion des approvisionnementsActivités :Faire l’analyse Globale du marché local en collaboration avec les chargés des approvisionnements et acheteurs des différents sites et tenir à jour les documents de référence du Programme en la matière (base des données des fournisseurs (Biens) et prestataires (Services) correspondant aux critères de qualité, prix, service, éthique, et aux besoins de HI) ;Mettre en œuvre les procédures et processus d’approvisionnement en vigueur sur le programme et gérer les différentes étapes des appels d’offre pour l’acquisition des biens et services, sous la supervision directe du Manager Logistique : Rédaction des avis d’appel d’offre et des cahiers de charges pour les Achats Structures, Organisation des dépouillements et sélection des Fournisseurs, Vérification des références (Screening Fournisseurs), Rédaction des Contrats, organisation des Visites Fournisseurs, suivi des Livraisons et des différentes phase des paiements ;Participer à l’élaboration des Plans d’approvisionnement des projets sous le Lead du Manager Logistique et suivre les Plans d’approvisionnement des Différents Projet en Collaboration avec le Manager Logistique, Suivre et aiguiller l’établissement des DAS et mettre à la disposition des demandeurs les biens et les services demandés selon les délais prescrits ;Participer à l’élaboration du Plan de ressource du programme sous le Lead du Manager Logistique et en collaborations avec les équipes logistiques de l’ensemble des bases ;Veiller au Scanning et à l’archivage de physiques et électronique des dossiers de l’ensemble des dossiers d’appels d’offre du programme ;Mettre en Place un Tableau de monitoring des Appels d’offre par Site et procéder à sa mise à jour hebdomadaire ;Superviser la réceptionner les marchandises/biens/services et contrôler leur conformité par rapport aux cahiers des charges ;Organiser la distribution des biens approvisionnées dans le cadre des projets ;Jouer le rôle de Key User approvisionnement pour L’ERP (Link) ;Suivre le paiement des achats en collaboration avec les chargés des approvisionnements et/ou les acheteurs des sites et s’assurer que tous les fournisseurs et/ou prestataires de service ont été payés et les preuves de paiements classés dans les dossiers d’achats.Procéder à la vérification des dossiers d’achat de l’ensemble des sites avant leurs classements ;Mettre à jour les références de paiement des achats dans le Tableau de Suivi des Achats en lien avec la finance ;Procéder à la mise à jour hebdomadaire et vérifier l’exactitude des arrêts et saisie les informations du tableau de suivi des achats (TSA) ;Veuillez à la Consolidation et à la diffusion mensuelle du TSA Programme des différentes bases ;Jouer le rôle de point Focal achat lors des audits Bailleurs et/ ou Siège veuillez à la mise à disposition des dossiers d’achats aux auditeurs ;Assurer le suivi des Contrats Cadre de l’ensemble des bases du Programme en collaboration avec les chargés des approvisionnements et/ou Acheteur et Alerter le Manager Logistique à Temps pour le lancement des procédures de renouvellement ;Assurer l’enregistrement et le monitoring des demandes de dérogation et des demandes de screening faites sur l’ensemble des sites ;Renforcer les capacités de l’équipe approvisionnement du programme avec des appuis constants, des partages d’expérience, voir possibilité de formation ;Faire des suggestions et recommandation dans le sens de l’amélioration du service des approvisionnements au sein du Programme.
Responsabilité 2 : Règlement des factures relatives aux Appels d’offreBut : Les fournisseurs sont payés à tempsMesure : Suivi des paiements des achatsActivités :§  Faire un suivi particulier des achats réalisés via Appels d’offres ;§  Faire le suivi avec les chargés des approvisionnements et/ou Acheteur du règlement de toutes les factures dont les paiements sont autorisés par les responsables de budget : communication, hôtel, billet d’avion, location de salle, restauration…§  Faire un Suivi du paiement des avances de démarrage et du niveau de consommation de ces avances avant le paiement des tranches supplémentaires pour l’exécution des marchés où cela est nécessaire. 
Responsabilité 3 : Gestion des demandes d’exonérations, des importations et Exportation des Effets Personnels des ExpatriésBut : Les demandes d’exonération du Programme sont faites en temps et en heure.Mesure : Suivi des demandes d’exonération.Activités :Faire un suivi particulier des demandes d’exonération faite dans le cadre des activités du Programme ;Assurer la coordination avec le Transitaire du programme pour l’établissement des demandes d’exonération et leurs introductions dans le circuit au niveau du ministère des finances ;Développer un réseau relationnel solide au niveau du ministère des finances et des douanes en vue de faciliter le suivi et la gestion de nos dossiers ;Assurer la coordination avec les transporteurs et/ou les transitaires dans le cadre des importations et des exportations des effets personnels des expatriés en mission sur le programme ;Coordonner les enlèvements et/ou réception de nos Frets internationaux au niveau de l’aéroport de Bamako.
Responsabilité : AutresBut : Appuyer le département Logistique dans toutes autres activités qui peuvent représenter une plus-value sur le Programme MALI.Mesure : Les collaborateurs du département logistique sont satisfaits de la plus-value apportée par le chargé des approvisionnements Programme.Activités :Assiste le Manager Logistique et apporte sa contribution à la gestion administrative des aspects logistiques du Programme ;Assure l’intérim de ses collègues durant leurs absences (congés, maladie, formation…) sur délégation du Manager Logistique ;Appui les autres collègues de la logistique en cas de surcharge de travail ou autre ;Assure L’intérim du Manager Logistique du Programme pendant ses périodes d’absences sur les aspects liés à la gestion Administrative et Technique du département ;Connait et respecte le code de conduite et la politique de lutte contre la fraude et Corruption de Handicap International ;Garantit le respect de ce code et de cette Politique par le personnel sous sa responsabilité ;Avoir une connaissance de la Logistique en générale notamment en ce qui concerne la gestion des Services généraux, des véhicules et des générateurs ;Assure le suivi auprès du Transitaire et Appui le Chargé des services généraux dans le suivi du processus d’attribution de renouvellement des plaques d’immatriculation des véhicules et Motos du programme ;Avoir des notions concernant les règles et procédures d’importation en vigueur en république du Mali ;Avoir des Notions en fiscalité des ONGs ;Avoir des notions en Finance en matière de Suivi Budgétaire ;Signale toute action ou comportement compromettant là l’intégrité morale et éthique de l’équipe, ainsi que la survenue de tout incident allant dans le sens de la fraude et/ou de la corruption ;Appuyer et Assister le Manager Logistique dans le déploiement de L’ERP Link sur le Programme MALI.

IV – Engagements

  • Respecter le code de conduite et de la politique de Lutte contre la Fraude et la corruption ;
  • Respecter la Politique Institutionnelle de Protection de l’Enfance de Handicap International ;
  • Respecter la Politique de Protection des bénéficiaires contre l’Exploitation et les Abus Sexuels ;
  • Respecter les règles de sécurité définies dans le Plan de Sécurité. La sécurité générale est liée au comportement de chacun et le comportement de chacun a un impact sur la sécurité de tous ;
  • Faire remonter à la cellule sécurité toutes informations sécuritaires pertinentes et informer immédiatement des incidents sécuritaires impliquant notre organisation ;
  • Être Assiduité / Ponctualité, Rigueur et Proactivité ;
  • Avoir le sens de la communication et de l’organisation ;
  • Respecter le règlement intérieur en vigueur sur le programme ;
  • Être disponibilité : le Chargé des approvisionnements pourra être amené à se déplacer en dehors de son lieu de résidence pour des missions pendant des périodes prolongées, ou assurer des activités ou missions pendant les week-ends et jours fériés ;
  • Avoir une discrétion totale concernant le fonctionnement de l’organisation et de ses membres ;

Les tâches et les responsabilités ainsi décrites ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer selon le contexte d’intervention et les besoins du programme.

V – Compétences

Compétences techniques(cf. référentiel de compétences techniques)NiveauxCapacité à mesurer en priorité, spécifiques à la fonction(cf. inventaires de capacité du processus d’évaluation)Requis
Gestion de la chaîne d’approvisionnementConfirméCapacités organisationnellesoui
Assurer la gestion des appels d’offre dans le respect du cadre légal, des règles internes et des bonnes pratiques en la matière. ConfirméRigueurBonne tenue, courtoisie et sens de l’équité.oui
Connaissance des Procédures et Processus de passation de marché des bailleurs de Fond AFD – MAE Belge – MAE Lux – CDCS – USAID – Expertise France- Norad …ConfirméOuverture d’espritForce de propositionoui
Assurer une bonne relation avec les fournisseursConfirméL’honnêteté  et la tonicité d’esprit, Prise d’initiativeoui
Connaissance du Principe de fonctionnement des ERPAutonomeExpérience de Travail sur un ERP et/ou connaissance des principes de base du fonctionnement d’un ERPOui
Connaissance de L’outil InformatiqueConfirméWord – Excel – Power PointOui
ADMINISTRATIONNiveauxFort sens de l’éthique, intégritéoui
 Gestion administrativeConfirméAppropriation des valeurs du milieu humanitaire en général et de HI en particulieroui
Mise en place et gestion d’un systèmed’archivageAutonomeAssurer le Suivi d’un système d’archivages électronique des dossiers d’achats du ProgrammeOui
Connaissance Générale en LogistiqueConfirméConnaissance de base de la Fonction Logistique et une expérience varie en LogistiqueOui
JURIDIQUENiveauxRequis
Gestion des contratsConfirméExpérience Solide en gestion et rédaction de contrats obligatoire aussi bien sur les contrats d’achat de Biens (Équipement et Intrant médicaux que des contrats de prestations de Services (Prestation de services intellectuelles et contrat de Construction et réhabilitation d’ouvrage)Oui
Connaissances juridique en droit civil et commercial (contrats)Autonome Avoir un minimum de connaissance en droit commercial.Oui
Connaissance en Fiscalité des ONGEn AcquisitionNotion de base en fiscalité notamment celle relative aux ONGsOui
Connaissance du cadre Légale de la gestion des Importation et des exportations au MALIAutonomeConnaissance de base des procédures d’importation et d’exportation au MALI 
DIPLÔME
Un niveau Bac + 4 au minimum, dans un des domaines suivants : Logistique et Transport Commerce, Audit, Économie, Comptabilité, FinanceConfirmé Oui
EXPERIENCE
Expérience d’au moins 5 années de travail dans le domaine des approvisionnements et/ou de la logistique, de préférence en contexte ONGs, développement, humanitaire, ou à défaut dans le privé.Confirmé Oui
COMPETENCES TRANSVERSES

LANGUES
Français : Courant Bambara : parléAnglais (Un atout)   
OUTILS BUREAUTIQUES Autonome surFonctionnalités avancées :Word, ExcelInternet, Outlook  

VI –  Dépôt de Candidature 

Les dossiers de candidature (Curriculum Vitae, lettre de motivation) sont adressés à l’adresse suivante : recrutement2@mali.hi.org au plus tard le 16 mars à 16h00 (date et heure sur le mail faisant foi). Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique le terme suivant : « Candidature Chargé des Approvisionnements Programme ».

NB : Seuls les candidats retenus seront contactés pour le test écrit.

Les candidatures de femmes et de personnes handicapées sont fortement encouragées et seront analysées avec une attention particulière.

IMPORTANT : AUCUN PAIEMENT N’EST DEMANDE POUR UN RECRUTEMENT CHEZ HUMANITE & INCLUSION

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