1. Gestion sécuritaire de la base : Il/Elle assiste le/la Coordinateur Terrain dans la gestion de la securité. Il/Elle est en prise directe avec les aspects quotidiens et concrets de la gestion sécuritaire de la Base.
2. Gestion des achats : Il/Elle  assure le suivi du  déroulement les approvisonnements et livraisons en lien avec l’assistant aux approvisionnements pour les projets au niveau de sa base. Il/Elle s’assure de l’application des procedures et des outils logistiques de PUI mis en place sur la base.
3. Gestion du stockage et de l’acheminement du matériel:
4. Gestion des services généraux : Il/Elle appuie les équipes ( les assistants aux approvisionnements et aux services généraux ) dans le cadre de redéploiement / installation / réhabilitation / fermeture de la base.
5. Gestion du parc automobile de la base: Il/Elle est responsable de la gestion du parc de véhicules (disponibilité, sécurité, maintenance…) pour le bon fonctionnement de la base et la conduite des activités en accord avec les budgets disponibles.
6. Circulation de l’information logistique: Il/Elle centralise et diffuse l’information logistique au sein de la Base et consolide le reporting interne en la matière sous la responsabilité du Coordinateur Terrain.
7. Supervision et encadrement d’equipes: Il/Elle supervise directement l’assistant aux services généraux et l’assistant aux approvisionnements
8. Gestion administrative .

1. Gestion sécuritaire de la base :

ü  Il (Elle) veille à ce que tous les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité lors des déplacements terrain en collaboration avec le Coordinateur Terrain ;

ü  Il (Elle) participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activité de la base et de la région dans laquelle elle se situe, et retransmet ces informations au Coordianteur Terrain ;

ü  Il (Elle) signale tout incident interne ou externe à la base au Coordianteur Terrain  et propose des solutions ;

ü  Il (Elle) veille au bon fonctionnement et à l’entretien des moyens de communication (téléphones satellitaires, téléphonie mobile, internet) et en rend compte périodiquement au Coordinateur Logistique ;

ü  Il (Elle) veille à ce que les visites techniques des extincteurs des maisons soient respectées ;

ü  Il (Elle) veille à ce que les kits premiers secours soient présents et complets dans les maisons  et les véhicules ;

ü  Il (Elle) rédige les rapports et inventaires liés à la sécurité, sur demande du coordinateur terrain.

ü  Il valide et contrôle le pllaning de travail des gardien via l’assistants aux services généraux.

2. Gestion des achats :

ü  Il/Elle s’assure  du respect des procédures d’achat, entre le terrain et la capitale, de l’achat direct à l’appel d’offre national, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la Base ;

ü  Il/Elle appuie l’assistant aux approvisionnements qui travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés au nivau de sa base ;

ü   Il s’assure que les clauses des contrats passés sur la base sont conformes aux règles PUI et bailleurs Il/Elle supervise la centralisation et le regroupement des achats effectuer par l’assistant aux approvisionnements de la base ;

ü  Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et s’assure que des cotations détaillées sont faites pour chaque achat ;

ü  Il/Elle s’assure que le catalogue des prix de la base est mis  à jour par l’assistant aux approvisionnements de façon mensuelle;

ü  Il/Elle s’assure que la base de données fournisseurs de la base est mise à jour par l’assistant aux approvisionnements ;

ü  Il/Elle s’assure que l’assistant aux approvisionnements effectue une  bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats de sa base selon le guide PUI de façon hebdomadaire;

ü  Il/Elle s’assure que les communications avec les fournisseurs sont centralisées au niveau de l’assistant aux approvisionnements jusqu’à l’épuration des dossiers d’achat et prend le relais si cela est jugé nécessaire.

3. Gestion du stockage et de l’acheminement du matériel:

ü  Il/elle s’assure de la bonne gestion et du suivi des stocks de la base par l’assistant aux services généraux, selon les procédures et outils de PUI et supervise dans ce sens l’assistant aux services généraux ;

ü  Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la base et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…) ;

ü  Il/Elle effectue les contrôles des flux de marchandises pour s’assurer de la qualité des biens réceptionnés ;

ü  Il/Elle effectue les contrôles de stocks et s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts ;

ü  Il/Elle vérifie les rapports de stocks sur une base mensuelle ;

ü  Il/Elle supervise l’assistant aux services généraux sur le choix de modes de transport et de conditionnement et le packing des  marchandises de sa base vers le terrain ;

ü  Il/Elle coordonne avec le département logistique en capital l’acheminement des marchandises en provenance de la coordination.

4. Gestion  des services généraux:

ü  Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie pour sa base au coordinateur logistique;

ü  Il/Elle supervise l’assistant aux approvisionnements pour le choix des fournisseurs auprès de qui effectuer les achats de nouveaux équipements pour sa base ;

ü  Il/Elle supervise les affectations des équipements selon les besoins de la base et des équipes programmes ;

ü  Il/Elle assure de la mise à jour régulière des outils de suivi des équipements et la tenue d’inventaires physiques de sa base ;

ü  Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;

ü  Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ;

ü  Il supervise les travaux de maintenance et de réhabilisation du bureau et de la guest ;

ü  Il/Elle s’assure du bon entretien quotidien de la base.

5. Gestion du parc automobile de la base:

ü  Il/Elle fait des propositions des moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la base au près du coordinateur terrain ;

ü  Il/Elle s’assure du suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…), leur bon fonctionnement  leur maintenance régulière avec les outils de suivis  appropriés en lien  avec l’assistant aux services généraux ;

ü  Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation ; Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) avec l’assistant aux services généraux ;

ü  Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

6. Circulation de l’information logistique et représenation :

ü  Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique entre la base et la coordination ;

ü  Il/Elle contrôle les rapports logistiques mensuels des assistants aux services généraux et aux approvisionnements et s’assure de leur cohérence et complétude  avant de les transmettre à la coordination logistique à Bamako ;

ü  Il/Elle participe à la gestion financière pour les aspects liées aux dépenses logistiques, veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie ;

ü  Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées ;

ü  Il/Elle s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…) ;

ü  Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours ;

ü  En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités locales pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, autorisation de manifestion…) sur demande du coordinateur terrain.

7. Supervision et encadrement d’equipes:

ü  Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique de sa base (l’assistant aux approvisionnements et l’assistant aux services généraux) ;

ü  Il/Elle s’assure que les profils de poste de l’équipe logistique sur la base sont à jour ainsi que les entretiens d’appréciation avec l’appui du coordinateur terrain et du coordinateur logistique ;

ü  Il/Elle s’assure de l’organisation du travail dans son équipe : congés payés ou circonstanciés, déplacements, absence pour maladie, et fait des propositions éventuelle pour des remplacements au coordinateur terrain ;

ü  Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités ;

ü  Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique de sa base ainsi et à la décision de mettre fin à un contrat de travail ;

ü  Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PUI  des membres de l’équipe logistique de sa base des équipes programmes ;

ü  Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique de la base en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la Base.

8. Gestion Administrartives:

ü  Suivi des avances qui lui sont attribuées pour les solder dans les delais imaprtis en collaboration avec l’administrateur base ;

ü  Verification de la conformité des factures, bon de livraison et tout autre justificatif de paiement à fournir à ladministrateur base pour paiement:

ü  Minimum Bac + 2 ou tout autre diplôme équivalent

ü  Logistique

X

ü  Expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire

ü  Expérience humanitaire

X

ü  Encadrement d’équipe

ü  Gestion des conflits

ü  Connaissance des procédures Admin et Log

ü  Respect des règles de sécurité

X

X

X

X

ü  Français

ü  Sorai/Tamashek/Bambara

ü  Anglais

X

X

X

4   Professionnalisme / sens des responsabilités

4   Disponibilité

4   Ponctualité

4   Dynamisme/Réactivité/Capacité à rester en éveil

4   Débrouillardise

4   Bonne présentation

4   Aisance relationnelle

4   Grande rigueur

4   Etre souple face aux horaires de travail

4   Forte organisation