L’ONG ACTED

TACHES ET RESPONSABILITES

• Responsable de la réception des marchandises dans le magasin

Contrôler la qualité (colisage) et la quantité fournie en fonction de ce qui est écrit sur le Bon de Commande/Contrat et sur les documents de transports (Packing List + Bon de livraison)

Suivant les cas :

–       Réception d’un fournisseur extérieur : signer le bon de livraison du fournisseur si la livraison est correcte et établir le Bon de Réception ACTED à signer par le fournisseur ; ne pas signer ces bons si la livraison ne correspond pas aux spécifications du Bon de Commande/Contrat ou aux standards de qualité ACTED. Dans ce cas informer le logisticien. Remettre une copie du Bon de Réception ACTED une copie au fournisseur et archiver les autres copies dans le classeur temporaire des Bons de Réception pour signature du Logisticien (soumettre tous les Bons de Réception de la journée au Logisticien en fin de journée).

–       Réception de l’acheteur : établir le Bon de Réception du matériel remis par l’acheteur et faire signer l’acheteur. Archiver toutes les copies dans le classeur temporaire des Bons de Réception pour signature du Logisticien (soumettre tous les Bons de Réception de la journée au Logisticien en fin de journée).

–       Réception d’une livraison depuis une autre Base ACTED : signer le Bon de Livraison et la Packing List de la Base ACTED de provenance si la livraison est correcte et établir le Bon de Réception du matériel remis par le transporteur interne ou externe à ACTED si la livraison est correcte et faire signer le transporteur. Garder une copie du Bon de Livraison et de la Packing List. Remettre une copie du Bon de Réception ACTED une copie au transporteur. Archiver les copies dans le classeur temporaire des Bons de Réception pour signature du Logisticien (soumettre tous les Bons de Réception de la journée au Logisticien en fin de journée).

Il faudra tenir un carnet de Bon de Réception par projet suivant le format ACTED.

Assurer la bonne tenue de l’aire de réception du stock

• Responsable de la gestion du stock / Procédures

Etablir des fiches de stock pour tout nouveau matériel suivant les procédures ACTED.

Note : Une fiche de stock ne doit jamais être détruite; elles doivent être agrafées les unes derrière les autres.

Réaliser le dénombrement physique (inventaire) de tout le matériel stocké une fois par mois

Réaliser le dénombrement physique (inventaire) à la fin des programmes ou sur demande du Logisticien

Gérer l’installation et le rangement des marchandises (étagères, palettes, …) par projet, de manière propre, facilement maniable et sécurisée (étiquette sur les étagères, emballage d’origine, aire de stockage aérée pour le carburant, etc…).

Note : Le rangement du matériel est caractérisé par le produit lui-même :

Produit dangereux (carburant, chaux, chlore, …)

Produit nécessitant une chaîne de froid (produit vétérinaire, médicament, …)

Nourriture

Produit de grosse dimension (utilisation de palette), etc…

Assurer la propreté du stock via un nettoyage fréquent

• Responsable de l’expédition des marchandises

Identifier clairement l’aire d’expédition par destination

Emballer selon le mode de transport et les procédures ACTED/partenaire de transport

Etiqueter chaque colis suivant les documents standards d’ACTED

Rédiger la Packing List lors de chaque envoi. Une livraison est terminée lorsque la 3^ème copie de ces documents revient du terrain dûment signée.

• Responsable des sorties de stock

Compléter le Bon de Sortie lors d’une utilisation directe ainsi que les Fiches de Stock.

Tenir à jour les listes de besoins établies par la Coordination Logistique Nationale pour les fournitures récurrentes

Ø  Responsable de l’expédition des marchandises :

• Identifier clairement l’aire d’expédition (Ex : par destination).
• Emballer selon le moyen de transport choisi.
• Etiqueter chaque colis, avec la destination, le numéro de colis, le numéro du bon de livraison, le poids et le moyen de transport.
• Définition du fret :

–          selon le moyen de transport.

–          priorité doit être donnée à la date  limite de livraison du terrain.

–          s’il n’y a pas de date de livraison mentionnée, priorité aux commandes les plus anciennes

• Effectuer le bon de livraison et la liste de colisage lors de chaque envoi. Une livraison est terminée lorsque la 3^ème copie revient du terrain signée.
• Compléter le bon de sortie ainsi que les fiches de stock.
• Note : informer à temps le responsable du transport si les marchandises prêtes à être envoyées ne suffisent pas à remplir le volume disponible.
• Note : le magasinier pourra être amené à convoyer, en cas de besoin, le matériel.

Ø  Responsable de la gestion du personnel du magasin :

• Superviser la mise en oeuvre correcte des descriptifs de poste des assistant magasinier. Effectuer leur formation.
• Gérer les journaliers travaillant dans le stock

Ø  Responsable de la partie administrative des stocks (Rapport et Procédure) :

• Utiliser les formats ACTED (fiche de stock, bon de réception, bon de sortie, bon de livraison, packing liste, …). Se référer au manuel logistique. Mettre en place les nouvelles procédures le cas échéant.
• Effectuer un rapport de stock mensuel par projet (entre le 1^er et le 5 de chaque mois) et le transmettre à l’assistant logisticien.

• Autres

Procéder à la numérotation physique des Assets (biens) selon les directives de l’adjoint logistique.

Reporter au Coordinateur Logistique National tout dysfonctionnement observé ou tout problème rencontré dans son travail