Coordinateur Administratif et financier

Coordinateur Administratif et financier

26 février, 2019

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Informations préliminaires sur le poste

 

Intitulé du poste Adjoint Coordinateur RH
Pays & base d’affectation Mali, Bamako
Rattachement hiérarchique Coordinateur Administratif et financier
Date d’arrivée souhaitée 1er /04/2019
Durée 3 mois avec possibilité de renouvellement
Financement assuré jusqu’à (date + nb mois) 15/06/2019
Salaire fixé selon la grille PUI Selon Profil

 

Description du poste

 

Objectif global

L’Adjoint/e RH est placé/e sous la responsabilité directe de la Coordinatrice Administrative & Financière,  dont il/elle bénéficie de l’appui technique.

Il/elle s’assure de la bonne gestion administrative du personnel local dans le respect des procédures de la mission PUI et du cadre légal malien.

Il/Elle appuie la CAF dans la définition et la mise en œuvre des politiques des Ressources Humaines nationales. Il/Elle est un des garants de la bonne application de la politique Ressources Humaines de PUI sur la mission. Il/Elle assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux Ressources Humaines.

Il/Elle vient en appui des Administrateurs des bases concernant toute question liée aux Ressources Humaines.

Objectifs spécifiques et activités associées

 

  1. ASSURER UN RECRUTEMENT TRANSPARENT ET IMPARTIAL EN VEILLANT AU RESPECT DE LA PROCEDURE PUI

–          Centraliser les demandes de recrutement des différents départements et bases pour transmission à la CAF ;

–          Préparer les offres d’emploi en fonction des profils de poste et fiches de recrutement reçus ;

–          Publier les avis de recrutement aux niveaux national et local sur tous les canaux appropriés notamment ANPE, MALIPAGES, FONGIM ;

–          Réceptionner et classer les candidatures reçues ;

–          Effecter un premier tri des candidatures reçues en fonction des critères définis dans le Profil de Poste et mettre à jour le tableau de suivi de recrutement pour transmission à la presonne responsable du recrutement ;

–          Organiser les tests et entretiens et le planning du recrutement en général, en lien avec le responsable du recrutement ;

–          Participer aux entretiens de recrutement sur délégation de la CAF et selon la nature du poste ouvert ;

–          Vérifier les références sur demande du CAF ;

–          Archiver les dossiers de candidatures (CV, demandes de recrutement, tests…) ;

–          Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à la constitution de son dossier ;

–          Accueillir le nouvel employé et organiser ses briefings administratifs.

  1. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES

 

–          S’assurer que tout travailleur possède un contrat de travail en bonne et due forme et un profil de poste ;

–          Gérer l’archivage des dossiers individuels du personnel national et s’assurer de leur complétude ;

–          Scanner systématiquement tous les dossiers des employés et avoir un classement électronique en plus du classement papier ordonné et actualisé ;

–          Organiser et suivre la validation des contrats de travail par l’Inspection du Travail et la Médecine du Travail ;

–          Organiser et suivre les dossiers à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO ;

–          Déposer les déclarations et assurer le paiement des cotisations et des impôts mensuellement auprès de l’INPS et de la DGI ;

–          S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;

–          Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ;

–          Assurer le suivi des dates de fin de contrat de travail et envoyer un document de suivi de contrats aux chefs de département de façon mensuelle ;

–          Organiser l’échange de documents RH entre la coordination et les bases ;

–          Compiler et assurer le suivi des congés et absences et informer les responsables de département des soldes restant mensuellement ;

–          Assurer le suivi des échéances des évaluations du personnel et alerter mensuellement les responsables de département des échéances à venir ;

–          S’assurer de la tenue régulière des registres STAFF entrant et sortant ;

–          Renseigner le tableau de suivis de mouvement du personnel de la mission ;

–          Contribuer à la préparation des élections des délégués du personnel ;

–          Organiser les séances de travails mensuelles avec les délégués du personnel ;

–          Appuyer les Administrateurs des bases dans la gestion RH à distance (Si besoin de se déplacer dans les bases sur demande de la CAF) ;

–          Rédiger les documents RH interne/ externe selon les besoins ;

–          Etre force de proposition pour l’amélioration des conditions de travail des employés ;

–          S’assurer de manière continue de la cohérence de la politique RH PUI et des textes de lois maliens ;

–          Informer les employés de leurs droits et devoirs vis-à-vis de PUI, et être en mesure de répondre aux questions concernant les procédures et politiques RH internes (règlement intérieur, etc.).

  1. PARTICIPER A LA GESTION DE LA BASE DE DONNEES RH

–          Récupérer les demandes d’acomptes sur salaires, les fiches de présences et demandes de congés et mettre à jour le fichier de suivi des congés à transmettre à l’Assistante Administrative et Financière pour la préparation des salaires ;

–          Suivre, compiler et transmettre l’ état des heures supplémentaires ;

–          Mettre à jour la base de données en fonction des nouvelles informations transmises ;

–          Organise le paiement des salaires en lien avec l’Assistante Admin.

  1. APPUYER LA CAF DANS LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES EXPATRIEES

–          Organiser le briefing administratif du personnel expatrié avec l’ensemble des départements;

–          Assurer le monitoring des visas des expatriés et les alerter des échéances (renouvellement de séjour au Mali) ;

–          Appuyer les expatriés dans le processus de demande de visas (Schengen, etc.) ;

–          Tenir à jour le fichier de suivi des expatriés (dates de contrat, visa, etc.) ;

–          Etre en veille sur les modalités d’imposition du personnel expatrié au Mali.

  1. MANAGER L’EQUIPE ADMINISTRATIVE SOUS SA RESPONSABILITE

–          Superviser le travail de l’agent d’entretien et de la cuisinière de Bamako;

–          Réaliser des évaluations régulières du personnel sous sa responsabilité et fixer des objectifs ;

–          Etablir et suivre un planning d’activité en collaboration avec la CAF.

 

Profil recherché

 

Savoirs et Savoir Faire recherchés
Indispensable Apprécié
Formation

4  Administration

4  Ressources Humaines

X

X

Expérience professionnelle

4  Expérience dans un poste similaire

4  Expérience humanitaire

4  Expérience avec l’Administration malienne

X

X

X

Connaissances & Aptitudes

4  Maitrise du pack Office (Word, Excel)

4  Bonne connaissance du Code du Travail Malien

X

X

Langues

4  Français (lu, écrit, parlé)

4  Bambara

X

X

Caractéristiques personnelles

4  Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution

4  Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation

4  Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)

4  Honnêteté, intégrité

4  Capacité d’adaptation, flexibilité

4  Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation

4  Ponctualité

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Il/Elle reconnaît avoir été informé de la charte et du règlement intérieur de PUI et s’engage à les respecter.

Le présent profil de poste fait partie intégrante du contrat de travail.

Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé, une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : Un des bureaux PUI à Ansongo, Kidal, ou Gao, ou encore à l’adresse email :

recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 13 Mars 2019 à 17H00.

 

NB : Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Adjoint Coordinateur RH».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

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