Assistant Logisticien (1)

Informations préliminaires sur le poste

Informations générales sur la mission

La mission de PUI au Mali a vu le jour en octobre 2013 avec la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Entre 2013 et mai 2015, le projet s’est étoffé pour répondre aux besoins de soins de santé primaires des populations des cercles de Bourem et d’Ansongo, y compris en matière de nutrition dans 7 CSCOM d’Ansongo depuis le 01 mars 2015.

La stratégie de PUI au Mali, en 2015 s’articulait autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé où qu’ils soient ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse à d’autres secteurs humanitaires dans les zones où PUI intervient déjà.

C’est ainsi que PUI a pu se tourner vers d’autres régions du Nord afin d’évaluer les besoins non couverts par d’autres acteurs.

C’est dans ce cadre que PUI cherche un/une  Assistant(e) Logisticien dynamique pour la base d’Ansongo.

1. Gestion des Achats
2. Gestion du Parc de la Base
3. Gestion des stocks
4. Gestion durable des Equipements
5. Reporting et gestion administrative

4  Il/Elle effectue les achats et les approvisionnements de sa base dans le respect des procédures établies ;

4  Il/Elle prépare les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel de PUI (DA, demande de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection, Bon de commande…) et transmet les résultats au Logisticien Base en toute transparence et objectivité, dans l’intérêt exclusif de Première Urgence Internationale ;

4  Il/Elle assure le suivi des commandes, gere les litiges avec les fournisseurs de sa base d’affectation ;

4  Il/Elle supervise l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes  en collaboration avec l’assistant aux services généraux;

4  Il/Elle assure l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures internes,

4  Il/Elle fait remonter les demandes d’achat hebdomadaires au logisticien Base pour la rédaction de la demande d’approvisionnement de la base ;

4   Il/Elle met à jour le suivi des contrats cadres et des contrats divers dans le suivi achat mensuel

4  Il/Elle met à jour et partage, après validation du logisticien base,  hebdomadairement le suivi des achats avec les projets et les tenir informés de l’état d’avancelent de leurs demandes

4  Il/Elle respecte les délais imposés par la coordination logitique pour le bon fonctionnement de la base ;

4   à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour

4  Il/Elle tiens à jour le catalogue des prix et le partage avec les projets

2.        GESTION DU PARC DE LA BASE :

4  Il/Elle supervise le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;

4  Il/Elle supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires ;

4  Il/Elle réceptionne le carburant en lien avec l’assistant aux approvisionnements. Il/Elle approvisionne les véhicules et générateurs  et en fait un suivi rigoureux

4  Il/Elle fait la carburation véhicules de location et générateurs et s’assurer de la mise à jour les logbooks

4  Il/Elle fait la carburation des générateurs de PUI et mentionner le nombre d’heure sur

4  Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procèder si besoin auIl/Elle ajustements nécessaires quant auIl/Elle procédures d’utilisation.

4  Il/Elle veille à l’utilsation adéquate du parc ;

4  Il/Elle assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book, date d’entretien) ;

4  Il/Elle veille en particulier auIl/Elle questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…) ;

Il/Elle fait le reporting mensuel relatif au parc

4  Il/Elle receptionne les demandes et les bons de sorties de stock ( stocks divers et medicaments) et les faire valider par le logisticien base ;

4  Il/Elle procede au livraiosn aux demandeurs ;

4  Il/Elle met à jour les fiches de stocks

4  Il/Elle assure la bonne ténue des magasins et des entrepots

4  Il/Elle veille en permanence à la propreté et au rangement correct du magasin, conformément auIl/Elle procédures de Première Urgence Internationale ;

4  Il/Elle met en place des stocks d’alerte et des stcoks de securitéé et en clencher si necessaire les reapproviosnnment des stocks à bonne date;

4  Il/Elle justifie tous les mouvements de produits (entrées et sorties) du magasin ;

4  Il/Elle rapporte au logisticien Base toute perte ou toute anomalie concernant les stocks ;

4  Il/Elle met à jour le Suivi des Stocks;

4  Il/Elle met à jour le suivi des contrats cadres et des contrats divers ;

4  Il/Elle partage hebdomadairement le suivi des stocks avec les projets ;

4  Il/Elle effectue les invnetaires physqiuies  reguliers des stocks ;

4  Il/Elle elabore les rapports de stocks menssuels et les soumettre au contrôle du logisticien base.

4.        . GESTION DURABLE DES EQUIPEMENTS :

4  Il/Elle identidfie  les équipements après leurs achats grâce à un code logistique et les enregsitrer adns le suivi des équipements;

4  Il/Elle assure  l’allocation et la disponibilité du materiel necessaire au bon fonctionnement de la base ;

4  Il/Elle assureAssurer la maintenance et le bon usage des équipements  (téléphone, laptop, carte téléphone, générateur, etc..) ;

4  Il/Elle identifie les problèmes sur les équipements et s’assurer de leur résolutions ou réparation

4  Il/Elle effectue l’inventaire physique mensuel de la base et  mettre à jour les bases données et les transmettre au logisticien base ;

4  Il/Elle établis les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;

4  Il/Elle assure  la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book) ;

4  Il/Elle archive de tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements.

4  Il/Elle met à jour mensuellement la liste des équipements de la base.

4  Il/Elle rédige de rapports mensuels de ses activités logistiques au logisticien Base ;

4   Il/Elle solde les avances auprès du service administratif dans le délai imparti

4  Il/Elle effectue tout autre tache jugée necessaire par sa hiérarchie.

4  Il/Elle contrôle les factures et introduit les dossiers d’achat en paiement à l’adminstration

6.       AUTRES ACTIVITES GENERALES :

4 Il/Elle rédige de rapports mensuels de ses activités logistiques de sa base a son superieur hiérarchique ;

Il/Elle effectue tout autre tache jugée necessaire par sa hiérarchie.

4 Formation en Logistique, ou Equivalent

4 Niveau Bac+2 minimum

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4  Min 2 ans dans un poste similaire

4   Experience dans l’humaniataire

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4  Gestion d’équipe

4  technique  négociation

4  Connaissance des procédures admin et log

4  Connaissance du nord

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4  Français

4  Sonrhai

4  Autre (préciser)

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Tamasheq, Arabe, Bambara

4  Pack Office

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Ø  Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités

Ø  Bonne résistance au stress, à un mode de vie conditionné par des règles de sécurité strictes

Ø  Sens de la diplomatie, maturité face à une situation politico-sécuritaire sensible

Ø  Capacité d’analyse

Ø  Capacité d’adaptation et souplesse

Ø  Organisation, rigueur et respect des échéances

Ø  Capacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités locales, en résistant aux pressions

Ø  Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques

Ø  Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée