Assistant (e) Administratif (ve)

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AMCP-SP/ALIMA

RECRUTEMENT INTERNE-EXTERNE

 

Titre du poste Assistant (e) Administratif (ve)
Département  Administration
Lieu d’affectation :  Cercle de Niono
Période d’affichage  Du 02 Janvier 2020, 17h au 11 Janvier 2020, 17h
Nombre de postes à combler  1 poste

Description de l’organisation

Depuis Mai 2011, L’AMCP-SP (Alliance Médicale Contre le Paludisme-Santé Population), une ONG malienne dont l’objectif est d’ « améliorer l’accessibilité aux soins de santé en général et du paludisme en particulier par la mise en œuvre de stratégies appropriées », et son partenaire, ALIMA (The Alliance for International Medical Action), une ONG internationale, ayant pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations d’urgences ou de catastrophes médicale, mais aussi de participer à la réduction de la fracture entre les moyens d’une médecine moderne et l’accessibilité à cette médecine pour une partie de la population mondiale, se sont associés pour prendre en charge, Communément, un programme de prévention et de prise en charge de la malnutrition et du paludisme au Mali.

Cette collaboration intervient dans le cadre de la reprise d’un projet de Médecins Sans Frontières Belgique dans le cercle de Kangaba, au sud-est du pays. ALIMA et l’AMCP-SP associent leurs forces, leur expérience et leurs compétences dans cette initiative afin de mener à bien ce projet et lutter ensemble contre la mortalité infantile. L’objectif principal est de réduire la mortalité des enfants de moins de 5 ans et des femmes enceintes liée au paludisme, à la malnutrition et aux maladies fébriles.

En mai 2012, l’AMCP-SP/ALIMA a ouvert un programme de prise en charge médical dans le Nord Mali – Région de Tombouctou, dans les Districts de Goundam – afin d’assurer la continuité et la gratuité de la prise en charge des soins des populations.

Aujourd’hui, l’AMCP-SP/ALIMA est présente dans 1 district de la région de Ségou, 1 de la région de Tombouctou et 1 dans la région de Bamako (Commune 1).

Présentation du poste

Engagé par l’AMCP-SP, et mis à la disposition du Projet Commun AMCP-SP/ALIMA au Mali, l’assistant (e) administrateur (ve) est sous la supervision hiérarchique du Responsable Administrateur du projet.

Il (Elle) est responsable de la bonne tenue du journal de caisse, l’encodage de donnée dans saga et sur la fiche de paye, le classement des pièces comptables et des archives des départements (administration et finances) de la mission, dans le respect des procédures bailleurs et AMCP-SP/ALIMA.

Il (Elle) rend compte au Responsable Administrateur, et collabore avec tous les autres services du projet.

Responsabilités

Missions et activités principales de l’assistant (e) administrateur (ve) :

Sous la supervision du Responsable Administrateur, l’assistant (e) administrateur (ve) assure :

En ressources humaines (la gestion et le suivi du staff national)

  • Suivi des processus de recrutements pour le compte du projet
  • Prépare les contrats de travail et déclare les personnes recrutées à l’inspection du travail, à l’INPS, à l’AMO et suit ces déclarations auprès desdites institutions.
  • Préparer et faire valider les salaires mensuels et s’assure du paiement des cotisations sociales et fiscales du projet.
  • Veiller à l’application des décisions et consignes administratives concernant les employés du projet.
  • Assure le suivi administratif du personnel (congés, PDP, bilans, POPs etc.)
  • S’assure que toutes les variables de paie ont été dument validés avant leur prise en compte dans Homère
  • S’assure que les dossiers physiques administratifs des employés sont actualisés et bien archivés selon la procédure AMCP-SP/ALIMA
  • S’assure qu’Homère est bien mis à jour avec les documents additionnels concernant les staffs (acte de naissance, mariage, date d’évaluation, congés, numéro AMO, INPS etc…)
  • Clôture mensuelle Homère et envoi au responsable Administrateur
  • Supervise le personnel de la maison (cuisinier et femme de ménage) et rend compte à son responsable.

En Administration Générale (Courrier, documents, classement et de l’archivage)

  • Réceptionner et envoyer les courriers en respectant le système d’enregistrement mis en place. Les courriers sortants seront vérifiés et signé par le CP ou par Délégation le Responsable Administrateur
  • Organiser les réunions du staff de projet et s’assure que tous les matériels nécessaires sont en place
  • Classer, de façon logique et structurée toutes les correspondances et autres les documents administratifs et/ou autres
  • Archiver les dossiers du personnel

Sur les mouvements du projet

  • S’informer et informer les différents arrivées et départs du et vers Niono
  • Établir tous les documents liés aux déplacements ordre de mission etc.
  • Établir et faire valider avant envoi du tableau des mouvements en capitale

 

En Trésorerie – Comptabilité :

  • Assure la gestion la caisse
  • Établir l’état des besoins en liquidité et faire une demande d’approvisionnement de la caisse
  • Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies
  • Tenir le cahier des avances et le journal de caisse
  • Enregistrer les affectations budgétaires et les codes comptables
  • Contrôler avant enregistrement, que les justificatifs sont conformes aux procédures
  • Vérifier les soldes de caisses quotidiennement et signaler tout écart à son responsable hiérarchique
  • Archiver les pièces comptables selon la procédure ALIMA après une dernière vérification des pièces justificatives
  • Applique les règles de sécurité de sa caisse et du cash et la confidentialité des informations
  • Support au Responsable Administrateur dans l’élaboration du prévisionnel de trésorerie mensuel
  • Suit les Balzac de banque et tenir ou appuyer la tenue du coffre
  • Réalise les enregistrements dans Saga
  • Fait la clôture mensuelle saga et l’envoie à la capitale
  • Contrôler les classeurs de pièces comptables avant envoi en coordination

Appui le Responsable Administrateur dans la gestion administrative et financière.

Compétences requises

  • Détenir un Diplôme Bac+2 minimum et/ou dans un domaine technique lié à la comptabilité ou gestion;
  • Expérience polyvalente dans l’administration et finances, minimum 1 an d’expérience dans un poste similaire ;
  • Posséder une expérience des ONG humanitaires évoluant dans la prise en charge de la malnutrition est un atout;
  • Bonnes aptitudes en communication et en gestion d’équipe ;
  • Bonne organisation, et capable d’évaluer les priorités.
  • Faire preuve de pro-activité et d’initiative pour anticiper les éventuels problèmes.
  • Etre collaboratif, apte de travailler sous pression et dans un contexte sécuritaire tendu;
  • La connaissance du terrain est un atout
  • Posséder de bonnes connaissances en informatique (Word, Excel, PowerPoint);
  • Être disponible immédiatement, et libre de tout engagement.

Attitudes et qualités personnelles 

  • Flexibilité, endurance et mobilité;
  • Sens des relations humaines et bonne capacité d’écoute;
  • Rigueur, réactivité, et dynamisme ;
  • Capacité de travail dans des zones rurales et reculées.

Conditions de dépôt de candidature

Les candidats intéressés doivent faire parvenir leur Curriculum Vitae, copie des attestations, diplômes, certificats de travail ainsi qu’une lettre de motivation au département des ressources humaines de l’AMCP-SP/ALIMA par courriel ou en personne au plus tard le 11 Janvier 2020 à 17 h. Aucune candidature ne sera acceptée après cette période.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Par ailleurs, l’AMCP-SP/ALIMA se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente offre d’emploi.

Courriel : recrutement.amcpalima@gmail.com (Merci de préciser en objet l’intitulé du Poste).

 

En personne : Bureau AMCP-SP/ALIMA, Quartier B2, Niono – Ségou.

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