Assistant Administrateur Base Volant

Assistant Administrateur Base Volant

16 janvier, 2019

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Informations préliminaires sur le poste

 

Intitulé du poste Assistant Administrateur Base Volant
Pays & base d’affectation Ansongo
Rattachement hiérarchique Administrateur Base
Durée de la mission 4 mois (et plus selon financement)
Date d’arrivée souhaitée 15/02/2019
Salaire fixé selon la grille PUI Selon Profil

 

Informations générales sur la mission

 

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.

Le Mali compte environ 15 millions d’habitants, mais les 3 régions de Gao, Kidal et Tombouctou, qui représentent les deux tiers de la superficie du pays comptent seulement 10 % de sa population. Les indicateurs de développement humains (PNUD) soulignent les difficultés structurelles auxquelles le Mali est confronté (UNDP, 2014):

–          Espérance de vie : 55 ans

–          Mortalité infantile : 128/1000

–          Taux d’alphabétisation des adultes : 33,4%

–          Population en pauvreté multidimensionnelle : 85,5%

Le secteur de la santé a été particulièrement touché, dans la mesure où les personnels des centres de santé communautaires (CSCOM) et de référence (CSREF), employés d’état ont fui les régions du nord au début de la crise. Aujourd’hui, l’Etat investit 6,81 % de son PNB dans le système de santé.

Historique et Stratégie de PUI dans le pays
Avant la fusion des deux ONG françaises ayant donné naissance à PUI en 2011, Aide Médicale Internationale a été présente dans la région de Kidal, entre 1991 et 2001, sur des activités de renforcement du système de santé, par le biais notamment de la formation initiale de personnel qualifié. C’est en février 2013 que PUI est revenu au Mali, dans le cadre d’une mission exploratoire qui a conduit en octobre 2013 à la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Entre 2013 et 2016, le projet s’est étoffé pour répondre aux besoins de soins de santé primaires des populations des cercles de Kidal et d’Ansongo, y compris en matière de nutrition dans 7 CSCOM d’Ansongo depuis le 01 mars 2015.

La stratégie de PUI au Mali, en 2017 s’articule autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé où qu’ils soient ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse à d’autres secteurs humanitaires dans les zones où PUI intervient déjà. Le projet est financé par l’Union Européenne – DG ECHO.

Configuration de la mission
Bases Bamako, Gao, Ansongo, Kidal
Nombre d’employés 70
Nombre de projets en cours 1 projet (3 sites) : ECHO
Principaux partenaires Union Européenne
Secteurs d’activités Santé – nutrition

 

Description du poste

 

Objectif global

Sous la responsabilité de l’administrateur base et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice Terrain et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, il/elle assiste l’Administrateur Base dans le bon fonctionnement de la base sur les plans administratifs, financiers et RH.

I’Assistant administrateur volant pourrait être appélé à assurer le remplacement des gaps admin au niveau des bases Pui au Mali. De ce fait, une grande flexibilioté est demandée pour assurer les divers mouvements qui lui seront demandés.

Responsabilités et champs d’actions

L’assistant administrateur base est responsable de la bonne gestion de la caisse de la base. Il assiste l’administrateur de base dans la gestion administrative et RH de la base. Ainsi, les principales responsabilités de l’Assistant Admin Volant consistent à :

1        Participer à la bonne gestion comptable de la base

2        Participer a la gestion financiere de la  base

3        Participer a la gestion administrative de la base

4        Participer à la gestion des ressources humaines de la base

Objectifs spécifiques et activités associées
1. PARTCIPER A LA BONNE GESTION COMPTABLE DE LA BASE

 

Ø  Il/Elle participe au respect des procédures financières et comptable sur la base  selon le manuel des procédures administratives et financières ;

Ø  Il/Elle participe à la gestion de la comptabilité de la base quotidiennement : tenir les journaux de caisse de sa  base de travail selon les régles PUI se rapportant aux mouvements comptables de la base selon le plan comptable et le Budget ;

Ø  Il/Elle prépare les paiements (espèces, chèques, virements) pour les perdiems, avance sur salaires, factures, perdiems d’évacuations… ; sur base de pièces justificatives valables (qui répondent aux critères de recevabilité:) et après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DA validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc…) ;

Ø  Il/Elle suit  les avances : opérationnelles, fonctionnement, fournisseurs …

Ø  Il/Elle s’assure que chaque écriture saisie en comptabilité est justifiée par une pièce comptable conforme ;

Ø  Il/Elle effectue  un contrôle de caisse quotidien : effectue une fois par semaine une vérification de caisse (des journaux et des pièces justificatives) en s’assurant de la cohérence entre les inventaires physique de caisse et les soldes des journaux ;

Ø  Il/Elle vérifie que les dossiers d’achat sont complets et joints à la facture avant validation du paiement par l’administrateur base ;

Ø  Il/Elle effectue la numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables ;

Ø  Il/Elle envoi toutes les semaines à  l’administrateur base les mains courantes à jour pour revue ;

Ø  Il/Elle participe à la clôture mensuelle de la comptabilité de la base

Ø  Il/Elle scanne  les pièces comptables pour archivage au niveau de la base avant vouchérisation et envoi à la corodination ;

Ø  Il/Elle archive les scans des pièces comptables mensuelles avant envoie à la coordination  ;

Ø  Il/Elle assure un archivage clair et structuré des pièces comptables par mois, par journal ;

Ø  Il/Elle fait des propositions d’amélioration des procédures comptables internes (création d’outils, mise en place de procédures, etc.) ;

Ø  Centralise les demandes d’acomptes et les soumettre à l’Administrateur Zone ;

Ø  Effectue les paiements de salaires et autres dans le respect de la procédure en vigueur  (validation par les personnes autorisés y compris l’Administrateur Zone);

2. PARTICIPER A LA GESTION FINANCIERE DE LA  BASE

Ø  Il/Elle veille  au bon approvisionnement de la caisse  : préviens l’administrateur base des  besoins ;

Ø  Il/Elle suit  le solde disponible en  caisse en fonction des dépenses saisies ;Il/Elle participe au respect des procédures financières des bailleurs de fonds et internes PUI

3. PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE & RH DE LA BASE

Ø  Il/Elle réceptionne et archive les courriers reçus sur la base ; et organise l’envoi des courriers

Ø  Il/Elle participe à la gestion des ressources humaines : Renseignement et dépôt des fiche d’embauche INPS, fiche d’immatriculation AMO, remplissage des demandes de congés

Ø  Il/Elle archive les documents comptables et  administratifs

Ø  Il/Elle informe le superviseur des difficultés, blocages ou irrégularités rencontrées

Profil recherché

 

Savoirs et Savoir Faire recherchés
Indispensable Apprécié
Formation

4   Diplôme en comptabilité

4   Finance, administration, GRH

X

X

Expérience professionnelle

4   Travail en administration

4   Travail avec une ONG

4   Expérience en logistique

X

X

X

Connaissances & Aptitudes

4   maitrise du pack office

4   connaissance de Saga

4   compréhension du secteur ONG

X

X

X

Langues

4   Français

4   Anglais

4   sonrhai

4   Tamasheq

4   Autres langues locales

X

X

X

X

X

Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission)
4  Honnêteté, intégrité, motivation, Capacité d’adaptation, Calme, résistance au stress, sens des responsabilités, discrétion professionnelle

4  Être ponctuel et souple face aux horaires de travail

4   Engagement personnel à respecter les valeurs de neutralité, d’impartialité et d’indépendance de PUI

 

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, en lien avec l’objectif du poste, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat.  Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

Il/Elle reconnaît avoir été informé de la charte et du règlement intérieur de PUI et s’engage à les respecter.

Le présent profil de poste fait partie intégrante du contrat de travail.

 

Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé, une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : Un des bureaux PUI à Ansongo, Kidal, ou Gao, ou encore à l’adresse email :

recrutement@premiere-urgence.ml au plus tard le 25 Janvier 2019 à 12H00.

NB : Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « Assistant Administrateur Base Volant».

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

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