Administrateur/logistique/ Base de Ségou

Administrateur/logistique/ Base de Ségou

13 octobre, 2019

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                  DC 113025   V3 021216

FONCTION :

 

Administrateur/logistique/ Base de Ségou

 

MISSION/ ROLE DANS L’ORGANISATION

 

Le titulaire du poste cité ci-haut a la charge d’assurer toute les tâches de la comptabilité, administration et de la logistique au niveau de sa base d’affectation.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Responsable   Administratif et Financier
Lien hiérarchique
Admin/log base de Ségou
Lien fonctionnel
Chef de projet  Coordinateur Logistique responsable RH

rereere

Chauffeur

L‘Administrateur/ logistique travaille sous la responsabilité directe du responsable Administratif et Financier. Il travaille en étroite collaboration  avec  les autres membres de l’équipe (les chefs de projet de sa base, l’adjoint RAF, Responsable RH, le coordinateur  logistique, l’adjoint coordinateur logistique). Il manage les personnels logistiques de la base (chauffeurs,  femmes de ménage).

 

TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION

  • Comptabilité :
    • Tenir à jour les journaux comptables.
    • Gérer le coffre-fort de SIF et veiller à sa sécurité.
    • Assurer l’approvisionnement de la caisse selon une bonne planification des besoins.
    • Tenir à jour les classeurs comptables et effectuer le classement des pièces selon la procédure comptable des bailleurs.
    • Vérifier la conformité des pièces avant la saisie dans les journaux
    • Effectuer le contrôle de la caisse chaque fin de semaine avec établissement d’un billetage sous la supervision du chef de projet.
    • S’assurer de la bonne affectation analytique et de la codification des pièces comptables.
    • Effectuer le rapprochement mensuel des journaux de caisses / banque.
    • Apporter les copies des journaux comptables (banques et caisses) au chef de projet accompagnées des pièces comptables à la fin de chaque mois pour contrôle et signature avant d’envoyer à l’adjoint RAF.
    • S’assurer que les Fournisseurs sont payés selon les termes du contrat ou de la facture.
    • Préparer les plans de trésorerie de sa base et les envoyer l’adjoint RAF dans le délai prévu en collaboration avec le chef de projet.
    • Appuyer le RAF dans la préparation des travaux de clôture annuelle et des audits des bailleurs institutionnels concernant les projets de sa base.
  • Finance :
    • Elaborer en collaboration avec les équipes opérationnelles de la base les budgets des projets qui seront exécutés sur la zone de Mopti ;
    • Analyser les suivi budgétaires envoyés par l’adjoint RAF et lui faire un retour concernant les lignes de fonctionnement ;
    • Elaborer les budgets annuels pour la base de Mopti en collaboration avec l’équipe projet et les soumettre au RAF,
    • Assurer un suivi  des dépenses de sa base et rapprocher ce suivi  budgétaire à celui envoyé mensuellement par le RAF ;

  • Administration et RH
    • Ouvrir un dossier pour tout le personnel de sa base et en faire régulièrement la mise à jour.
    • Préparer les fiches des journaliers et effectuer les paiements des journaliers.
    • Assurer la gestion administrative du personnel de sa base (suivi des contrats, des congés, organisation des recrutements, etc.) alerter le RH lorsque le contrat d’un employé de sa base tend vers sa fin.
    • Imprimer les bulletins de paie et les faire signer par le staff de sa base chaque fin du mois.
    • Assister le chef de projet dans la préparation des missions (paiement des avances, ordre de mission etc.) ;
    • Organiser les ateliers en collaboration avec le chef de base (distribution des invitations, paiement des per diems, transport des participants etc) ;
    • Enregistrer les courriers départ et arrivée dans le cahier prévu à cet effet ;
    • Envoyer le courrier arrivé à son destinataire après enregistrement ;
    • Enregistrer les courriers à transmettre vers l’extérieur dans le cahier de transmission et le remettre à la personne chargée de son acheminement ;
    • Trier les courriers, notes et autres documents administratifs et les classer dans des classeurs prévus à cet effet  selon la procédure du SIF ;
    • Faire un suivi régulier des avances sur salaire, et envoyer la situation des avances aux RH de Bamako à chaque fin du mois.
    • Effectuer les évaluations annuelles de ses collaborateurs.
    • En tant que superviseur, il est responsable des activités et du comportement du personnel sous sa responsabilité / Il est donc tenu de contrôler rigoureusement le travail effectué par ses collaborateurs, de rapporter à son supérieur hiérarchique ou au responsable RH d’éventuels problèmes ainsi que tout évènement significatif survenant au sein du service administratif et logistique de sa base et de proposer des solutions aux problèmes rencontrés.
    • Est responsable du bien-être professionnel de ses collaborateurs / Sa position hiérarchique ne lui confère pas d’autres droits sur son équipe que ceux précédemment cités
    • Etre en contact avec les autorités administratives et fiscales de sa zone;

  • Logistique :
  • Gestion de l’approvisionnement
    • Mettre à jour et au besoin réaliser des listes de prix et les fichiers fournisseurs
    • Maitriser et réaliser les procédures d’achat Secours Islamique France
    • Vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
    • Constituer et archiver les dossiers d’achats
    • Mettre en œuvre les achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
    • Vérifier l’adéquation des achats par rapport aux demandes
    • Vérifier que l’ensemble des formats utilisés soit conforme aux standards de SIF
    • Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison

       –            Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

  • Gestion des infrastructures
  • Participer à la réalisation ou supervision de tous les travaux commandés par le référent hiérarchique, ainsi que ceux qu’il a identifié et fait validé par le référent hiérarchique.
  • Participer à la maintenance régulière des installations/équipements/infrastructures de Secours Islamique France
  • Participer à la conservation de tous les documents relatifs aux installations/équipements/ infrastructures de manière organisée, et participer à leur mise à jour régulièrement
    • Coordonner et superviser l’ensemble des activités d’achat de la base et des programmes.
    • Assurer une communication efficace entre sa base et Bamako.
    • S’assurer que les procédures logistiques soient comprises et appliquées ;
    • Assurer la maintenance des véhicules, Moto et Groupes électrogènes de sa base.
    • Assurer la location de véhicule au besoin. Superviser au niveau logistique les missions en provenance de Bamako (réception, réservation d’hôtel,…)
    • Est Responsable du suivi de la gestion des équipements de sa base ;
    • Prendre en main et superviser différents travaux de l’administration et du secrétariat logistique ;
    • Participer à la négociation et à la préparation des contrats et veiller à leur mise à jour ;
    • Assumer certaines responsabilités liées à des dossiers spécifiques : logistique et technique ;

  • Reporting :
    • Préparer tous les documents comptables et logistique à envoyer à Bamako à la fin de chaque mois(les copies des journaux comptables signés, le scanne des pièces comptables et les copies des inventaires caisses et banques signés, le suivi logistique de son Parc véhicule).
    • Rédiger un rapport d’activités mensuel

La liste des tâches n’est ni exhaustive, ni limitative et est évolutive.

SAVOIR/CONNAISSANCES

  • Diplôme de Bac+3 en comptabilité, Finance, administration ou diplôme équivalent.
  • Avoir une expérience professionnelle similaire de 3 ans minimum, dont au moins 1 au service d’une Organisation Non Gouvernementale (références à fournir).
  • Maitrise de la comptabilité et des procédures comptables, de préférence dans les domaines humanitaires au sein d’un ONG.
  • Expérience en gestion administrative et logistique ;
  • Maîtrise du français et bonne communication verbale ;
  • Connaissance de l’outil informatique (Word, EXCEL, WINDOWS).
  • Connaissance d’un logiciel comptable de préférence le logiciel SAGA.

SAVOIR-FAIRE COMPETENCES

  • Gestion financière et comptable
  • Gestion logistique
  • Gestion de ressources humaines
  • Capacité rédactionnelle de qualité
  • Planification

SAVOIR-ETRE 

  • Rigueur, sérieux, ponctualité et honnêteté

  • Adaptabilité
  • Flexibilité
  • Ouverture d’esprit
  • Tolérance
  • Rigoureux dans ses livrables

Le SIF étant une association avec des moyens limités, la polyvalence et la flexibilité sont nécessaires afin de pallier toute difficulté temporaire et exceptionnelle. La direction peut ainsi demander à tout salarié d’exécuter des tâches en dehors du présent cahier des charges et correspondant à votre qualification ou d’être disponible pendant les périodes des campagnes, en dehors des horaires et/ou jours ouvrables du contrat de travail, dans le respect de la législation en vigueur. 

LIEU / ZONE GEOGRAPHIQUE

Poste basé à Segou.

Déplacements : Oui  (Bamako et villages d’intervention du projet)

Merci d’envoyer votre candidature composée de :

  • Un Curriculum Vitae détaillé ;
  • Une lettre de motivation ;
  • Trois références de travail (obligatoire) incluant le numéro de téléphone ;
  • Copies des attestations et autres diplômes ;

Ces dossiers doivent être envoyés par e – mail en précisant l’intitulé du poste à l’adresse suivante : sifrecrutement2019@gmail.com ou dossiers à déposer au Secrétariat SIF à Bamako ou Mopti au plus tard le 25 octobre 2019 à 17 heures.

Ce document non contractuel est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service ou de l’organisation 

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