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SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL MALI

SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL MALI

1 août, 2018

AVIS DE RECRUTEMENT D’UN PROCUREMENT OFFICER

                                              (les candidatures féminines sont fortement)

EQUIPE/PROGRAMME: Opérations – Division Supply Chain LIEU: Sikasso, Mali
GRADE: A Confirmer DURÉE DU CONTRAT: 01 an renouvelable

 

PROTECTION DES ENFANTS:

 

Niveau 3:  le titulaire du poste aura des contacts fréquents avec les enfants et / ou jeunes (par exemple une fois par semaine ou plus) ou intensivement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou du jour au lendemain) parce qu’ils travaillent dans des programmes nationaux; ou visitent des programmes de pays; ou parce qu’ils sont responsables de la mise en place du processus de vérification / contrôle de la police.

OBJET DU POSTE:

 

Le/la Procurement Officer travaille au sein de l’équipe Supply Chain et sous la responsabilité du Procurement Coordinator. Il/Elle participera à la gestion et aux traitements des commandes locales de façon optimale (délai et qualité de service) pour l’ensemble du pays ou de la zone géographique désignée. Ses fonctions seront exécutées conformement aux procédures internes de SCI, et inclues :

–    La réception des demandes d’approvisionnement ou demandes d’achat.

–    La collecte de devis, gestion et consolidation des livraisons et transport.

–    Passation des commandes ou des contrats fournisseurs après approbation, et suivi des fournisseurs.

–    Suivi des dossiers d’achat traités en coordination avec l’unité d’achat du bureau pays pour assurer le respect des délais

–    Effectué les achats de cotation unique et cotation simple.

–    Négotiation avec les fournisseurs, les conditions d’approvisionnement en termes de coûts, qualité, délai et conditions de paiement

–    Suivi de l’acheminement des marchandises jusqu’à la livraison aux services concernés

–    Communication et Information concernant l’état d’avancement des commandes en cours.

–    Mise à jour de l’archivage des dossiers,

–    Gestion de l’archive électronique et production de rapports sur l’état d’avancement des commandes

–    Suivi des procédures internes de validations et approbations, et appui dans la préparation des documents en cas d’audit

–    Mis à jour des outils de suivi et gestion des commandes pour achat local ou national suivant le cas

–    Le traitement des paiements et toute autre responsabilité pouvant être déléguée par le Coordinateur.

 

Ce rôle nécessite également une personne hautement motivée, orientée-résultat et très organisée.

 

RELATION HIÉRACHIQUE:

 

Raporte directement au Procurement Coordinator

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

 

Le Procurement Officer sera responsable d’une partie des commandes non complexes locales des pays de la region WCA et de leur suivi jusqu’à livraison. Cela comprend :

·         Suivant le planning de la division Supply Chain, contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement du bureau pays

·         En tant que membre de l’équipe Supply Chain, contribuer aux besoins d’amélioration de son fonctionnement quotidien ainsi qu’à l’atteinte des objectifs annuels de la division Supply Chain

·         Traiter et suivre l’ensemble du processus de passation des commandes (end-to-end) depuis la réception des demandes jusqu’à la livraison et aux paiements des fournisseurs concernant des catégories d’achat non-complexes

·         Evaluer et proposer une sélection des offres remises par les fournisseurs.

·         Assurer le suivi et la gestion de certaines commandes moins complexes une fois les bons de commandes signés et validés.

·         Organiser le transport et les livraisons des commandes avec les fournisseurs ou prestataires de service en s’assurant que les commandes sont livrées suivant le calendrier de livraison défini.

·         Maintenir à jour et renseigner les informations et données dans les outils de suivi des commandes.

·         Archiver tous les documents constitutifs de chaque commande.

·         Développer de bonnes relations professionnelles et communiquer régulièrement avec les fournisseurs locaux.

·         Être capable d’appréhender les problèmes et proposer des solutions dans un environnement à évolution rapide.

·         Tenir et mettre à jour la liste des fournisseurs et leurs qualifications, les délais de livraison, et le développement futur potentiel.

·         Assurer le processus de qualification et validation des nouveaux fournisseurs (vetting process).

·         Appuyer dans la gestion des achats pour le bureau de base (achats locaux) quand nécessaire.

·         Soumettre des rapports d’activité réguliers à son superviseur direct.

·         Proposer toutes suggestions ou recommandations pour améliorer la qualité du travail.

·         Assurer un niveau de communication et de support aux clients internes de haut niveau, y inclus le partage de informations, avec un focus sur la satisfaction des clients.

·         Effectuer d’autres tâches qui lui sont assignées à la demande de son superviseur.

 

LIVRABLES:

·         Les archives de tous les éléments et documents constituants les commandes locales sont complêtes et classées pour des vérifications futures ou audits.

·         Les demandes d’achat sont reçues et traitées conformément aux objectifs de délais et de qualité de service attendue définis par la division Supply Chain et les demandeurs.

·         Tous les outils de suivi de commandes sont à jour avec des données fiables et exactes.

 

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs Mis en Pratique)

Redevabilité:

·         Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children

·         Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

 

Ambition:

  • Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
  •  Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
  • Orienté vers le futur, pense stratégiquement

 

Collaboration:

  • Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs
  •  Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
  •  A l’écoute  

 

Creativité:

  • Développe et encourage des solutions innovantes
  • Disposé (e) à prendre des risques calculés

 

Integrité:

·         Honnête, encourage l’ouverture et la transparence, démontre un haut niveau d’intégrité

 

QUALIFICATIONS  ET DIPLÔME

·         Diplôme universitaire en logistique, gestion des achats/approvisionnement ou de gestion des entreprises.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES

  • Expérience professionnelle préalable (1 à 2 ans) en logistique ou dans la gestion des achats en particulier est un atout
  • Connaissance et bonne compréhension de la chaine d’approvisionnement et des achats et des procédures de passation de commandes auprès de fournisseurs (identification, évaluation et relation avec les fournisseurs)
  • Connaissance des procédures de transport international et d’importation (Incoterms, dédouanement, etc) est un avantage
  • Capacité à établir rapidement des relations avec un large éventail de personnes (interne et externe)
  • Compétences générales en informatique, y compris Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Outlook et Excel)
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches, à prioriser les actions et à gérer efficacement le temps
  • Rigueur et attention particulière apportés aux détails et la précision
  • Excellente disposition à communiquer à l’oral et à l’écrit
  • L’ anglais serait un atout
  • Adhésion aux principes humanitaires défendus par Save the Children

 

Responsabilités supplémentaires

Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d’accomplir des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

Egales Opportunités

Le titulaire de rôle est tenu de s’acquitter des tâches conformément aux politiques et procédures de SCI sur l’égalité des chances et la diversité.

Protection des enfants:

Nous  devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses.

Santé et Sureté

Le titulaire du poste est tenu d’exécuter les tâches conformément aux politiques et procédures de santé et sécurité de SCI.

 

DOSSIERS A FOURNIR : les dossiers de candidatures doivent comporter :

 

  • Un CV détaillé mis à jour ;
  • Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste ;
  • Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail;
  • Un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ;
  • Les références d’au moins deux précédents employeurs, de préférence des superviseurs directs.

 

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 13/08/2018 à 17H00 précises uniquement via l’adresse électronique suivante : mali.recruitment@savethechildren.org

 

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

 

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

 

EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.

 

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