International Medical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. L’ONG vise à  permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.                  

 

DESCRIPTION POSTE

Intitulé du poste Assistant Logistique et Informatique/

ICT & Logistics Assistant

Nombre de postes UN (1)
Superviseur hiérarchique direct :  Logistics Manager
Superviseur Technique LOGISTICS COORDINATOR
Lieu d’affectation: TOMBOUCTOU/ GOURMA RHAROUS
Grille salariale Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées
La conformité et le respect des politiques internes :

ü  S’engager à respecter le code de conduite de IMC et la politique de code de redevabilité vis-à-vis des bénéficiaires et de prévention d’abus et exploitation sexuels de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;

ü  S’engager à participer à la mise en place de mécanismes de gestion de plaintes communautaires permettant l’appréciation et l’amélioration de la qualité des services offerts par IMC ;

ü  S’engager à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du « Do No Harm » ;

ü  Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des Bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;

ü  S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.

 

Description de la fonction:

 L’Assistant Logistique et Informatique est en charge de la gestion des activités logistique et informatique, du rapportage et de l’identification de tous les biens de moins ou de plus de 500 dollars, la bonne tenue de liste des actifs (Liste des biens), le traitement des achats de moins de 500 dollars, la saisie des demandes d’achat sur la plateforme, supporte le rapportage hebdomadaire & mensuel auprès du responsable logistique.

Il doit assurer la mise en œuvre, la maintenance et le suivi de tous les équipements IT, ainsi que de toutes les activités liées à l’IT.

Il doit assurer un soutien technique pour toutes les questions informatiques sur l’ensemble des programmes assignés.

Il est responsable de l’enregistrement des actifs, de leur suivi et de leur correcte documentation.

L’Assistant Logistique et Informatique travaille sous la responsabilité directe du responsable logistique, et pour la supervision technique directement par le coordonnateur logistique.

 

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

 

Ø  Répond à toutes les problématiques IT de la base de Tombouctou et de Gourma Rharous. Si nécessaire peut être supporté par le référent technique.

Ø  En collaboration avec le référent technique, définit et met en place le mode d’utilisation des équipements et des réseaux IT (nombre de connexions par jour, etc.).

Ø  Veille à tester tous les équipements informatiques avant la mise à disposition auprès des utilisateurs.

Ø  Veille à l’utilisation correcte, le bon état de marche et la maintenance des équipements et réseaux informatiques, conformément aux procédures de l’organisation.

Ø  Veille à la mise à jour des logiciels standards de l’organisation, ainsi que de l’antivirus sur l’ensemble des ordinateurs, en fonction des actualisations envoyées par la Capitale.

Ø  Assure le suivi de toutes les réparations des équipements IT en veillant aux conditions de la garantie et aux délais ; transmet un rapport de suivi aux programmes et au référent technique.

Ø  Informe le référent technique après achat de tout nouveau matériel pour la garantie et l’assurance.

Ø  Assure le suivi de la facturation des abonnements téléphoniques et Internet, ainsi que des achats et des réparations des équipements IT.

Ø  Assure régulièrement le contrôle et le nettoyage (machine + logiciels) des ordinateurs et des imprimantes de la base d’affectation.

Ø  Veille au check-up et la maintenance régulière des photocopieuses, des téléphones.

Ø  Veille à disposer d’un stock suffisant de pièces de rechange pour prendre en charge les réparations sur les équipements informatiques

Ø  Veille à ce que le personnel concerné (bureau) soit briefer et former sur l’utilisation du matériel IT.

Ø  Assure la formation du personnel sur l’utilisation des équipements IT ainsi que sur les logiciels de base.

Ø  L’ICT/Assistant Logistique est responsable de la bonne tenue et de la mise à jour de tous les documents administratifs (fiches de stock, inventaires, GIO, GRN, Waybills, in/out book, damage report). Il est responsable de leur archivage ainsi que de la collecte des signatures nécessaires. Ceci en relation avec les matériels informatiques

Ø  II doit s’assurer de la mise à jour des documents de gestion des actifs immédiatement après chaque opération (réparation, transport, modification).

Ø  Il doit procéder aux vérifications des inventaires actifs des bases (données propres aux actifs, présence des actifs sur site…) et croiser avec les informations contenues dans sa base de données.

Ø  Il doit enfin produire l’inventaire général des actifs pour Tombouctou et Gourma Rharous

Ø  Il est en charge de la réception et entreposage du matériel, de son entrée en stock, de son expertise, de sa réaffectation en fonction des besoins (à déclasser, à réparer), de son nettoyage, de son emballage, de son suivi.

Ø  Mensuellement, en même temps que lors de la rédaction des états de stock, il devra produire un rapport sur le matériel en stock et disponible, sur le matériel hors service et sur le matériel à déclasser.

Ø  Il est en charge de la rédaction des documents de transport (Waybills, Packing Lists). Ces documents devront être rédigés avec la plus grande attention et précision. Il devra les signer à chaque envoi et à chaque réception.

Ø  Il est responsable de la réception des marchandises, du contrôle qualité / quantités, de l’éventuel refus des livraisons, de l’entrée des marchandises en stock et de leur correct acheminement jusqu’au destinataire final.

Ø  Il est responsable des achats de moins de 500 dollars sur les bases de Tombouctou et de Gourma Rharous

Ø  Il est responsable du rapportage (Procurement Tracking  Sheet) par Grant et par Site.

 

Profil / Qualifications requis :

 

Ø  Avoir un diplôme minimum Bac+2 en INFORMATIQUE  ou expérience équivalente pour répondre aux attentes professionnelles et personnelles liées au poste, à la mise en place de procédures techniques, de taches définies et au suivi logistique en cours.

Ø  Capacité à lire, analyser et interpréter les procédures techniques ou les règles gouvernementales. Capacité à des rapports, à écrire présenter des informations et à répondre aux questions de ses superviseurs.

Ø  Capacité à utiliser les logiciels suivants : Word, Excel.

Ø  Word : Doit être capable de taper correctement et sans faute, de formater un document en se servant des fonctions de base du logiciel.

Ø  Excel : Doit être capable d’entrer des données dans un tableur, utiliser les formules et fonctions de base (Somme, division, multiplication, tri…), formater et traiter des documents.

Ø  La maîtrise d’autres logiciels tels : Access, Powerpoint, Outlook Express est fortement appréciée.

Ø  Capacité à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des moyens limités.

Ø  Profonde conscience interculturelle et motivation envers le domaine de la santé.

Ø  Compréhension des concepts de santé et de développement.

Ø  Remarquables compétences organisationnelles et d’auto motivation.

Ø  Excellente maîtrise de la communication orale et écrite.

Ø  Expérience dans la gestion des relations avec le personnel expatrie et bonne maîtrise de la gestion du personnel local.

Ø  Capacité à faire part de son jugement et à participer à un processus décisionnel. Capacité à prendre des décisions de façon indépendante.

Ø  Excellente capacité à gérer plusieurs taches simultanées ainsi que des détails administratifs lorsque le rythme de travail augmente ou que l’environnement change constamment.

Ø  Connaissances informatiques. Maîtrise de Word, Excel et connaissance générale des autres logiciels fréquemment utilisés.

Ø  Extrêmement flexible et doit avoir la capacité de faire face à des situations stressantes et frustrantes.

Ø  Très bonne capacité décisionnelle. Doit savoir travailler dans des conditions difficiles.

 Savoir être

Ø  Ouverture d’esprit et esprit de bon sens

Ø  Adaptabilité et souplesse

Ø  Esprit d’équipe, bonnes capacités relationnelles

Ø  Dynamique et enthousiaste

 

NB : être disponible à faire toute autre tâche à la demande de la hiérarchie pour la bonne marche du programme. Le personnel peut être déployé partout ou là où le besoin se fait sentir et ce, dans l’intérêt de la mission de IMC Mali en général.

 

Le dossier de candidature doit comporter:

Un CV en français détaillé y compris 3 références

Une lettre de motivation, des photocopies des diplômes et ainsi que des attestations.

 

Le dossier de candidature doit être envoyé  via email à recruitment.bko@internationalmedicalcorps.org  et doit comporter la mention REF 21052018TBKLOG dans l’objet du mail.

 

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le  5 Juin 2018 à partir de 17h00.

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une interview. Les diplômes et/ou attestations seront demandés le jour de l’entretien pour consultation et une copie sera gardée ou demandée pour les candidats retenus ou en stand by dans notre base de données.

 

NB : Les candidatures féminines sont très encouragées