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Assistant(e) Exécutif(ve) Assigné(e) au Chef de Mission

Assistant(e) Exécutif(ve) Assigné(e) au Chef de Mission

11 juin, 2019

Avis de vacance de poste

VNML-03- 2019

Ouvert à la fois aux candidats internes et externes

 

                   Titre du poste          :              Assistant(e) Exécutif(ve) Assigné(e) au Chef de Mission

              Lieu d’affectation :  Bamako Mali

                    Classification :  General Service Staff, Grade G6             Type d’affectation         :  Durée déterminée d’un an renouvelable

Date de prise de fonction              :  Dès que possible

       Date limite :  20-juin-19

Fondée en 1951, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est l’une des Agences du Système des Nations Unies et la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. Il le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

                L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis  de vacance les candidatures féminines et celles de candidats internes sont considérées  comme prioritaires.

 

Contexte : 

 

Sous la supervision directe du Chef de Mission, l’Assistant(e) Exécutif(ve) assistera le Chef de Mission en effectuant diverses tâches administratives et de secrétariat avec un haut degré de confidentialité et de tact.  

Responsabilités : 

En particulier, il/elle devra : 

  • Recevoir et coordonner la correspondance rédigée pour la signature du Chef de Mission ;
  • Organiser les rendez-vous, le plan de travail, et les ordres du jour des réunions du Chef de Mission, tel que demandé ;
  • Tenir à jour les coordonnées des hauts fonctionnaires du gouvernement, des ambassades, des autres agences des Nations Unies et des organisations internationales ;
  • Faciliter l’organisation de réunions, de conférences et de visites nationales et internationales, y compris les arrangements de voyage et d’hôtel, ainsi que l’itinéraire des visiteurs de l’OIM pour le bureau du Chef de Mission ;
  • Assurer la liaison avec les unités concernées afin d’obtenir des briefings, des informations générales, des documents, ainsi que tout autre matériel relatif aux différentes réunions / événements, selon les besoins ; Examiner les briefings pour vérifier l’exhaustivité de l’information, obtenir des contributions supplémentaires de la part des points focaux au besoin ;
  • Faciliter tous les documents administratifs et financiers entre l’Unité de gestion des ressources et le Bureau du Chef de Mission ;
  • Superviser la délivrance et l’enregistrement les numéros de référence de toute la correspondance du bureau du Com. ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions, y compris les réunions du personnel ;
  • Enregistrement, dépôt et distribution des procès-verbaux des réunions et des notes de fichier ;
  • Faciliter le processus de demande de visa pour le personnel international et tenir un registre à jour de leurs visas et permis de travail ;
  • Accueillir et aider les visiteurs du COM et les introduire au besoin ;
  • Recevoir, enregistrer et distribuer toute la correspondance/le courrier entrant et sortant de l’Organisation ;
  • Se maintenir au courant des projets et activités de l’OIM pour explications auprès des visiteurs ;
  • Assurer le lien avec les autres Agences du Système des Nations Unies et assurer le suivi des correspondances spécifiques ;
  • Assurer la préparation d’analyse politique et consolider les informations reçues ;
  • Être le point focal avec les Services du Protocol et du gouvernement ;
  • Superviser le (la) secrétaire/réceptionniste ;
  • Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées par le/les superviseurs.

Qualifications requises et Expérience

 

Education

  • Diplôme d’études secondaires avec 5 ans d’expérience pertinente, ou,
  • Diplôme universitaire en Finance, Gestion, Administration, Sciences Sociales ou domaine connexe, d’une institution académique accréditée avec 3 années d’expérience pertinente.

 

Expériences

  • Respect de la confidentialité et de la discrétion dans les domaines de travail appropriés ;
  • Bonnes compétences et connaissances administratives ;
  • Exactitude dans le classement, le reportant et la gestion des données/informations ;
  • Capacité à lire entre les lignes (attention aux détails), à comprendre et à appliquer les instructions écrites et les lignes directrices ; à interpréter les instructions et résoudre le travail ;
  • Une expérience de travail avec l’OIM est un atout ;
  • Une expérience de travail avec le gouvernement du Sénégal et les agences des Nations Unies est un atout ;
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision.

Langues

Une maitrise parfaite du français et de l’anglais est nécessaire.

La connaissance de toute autre langue locale est recommandée.

Compétences requises

 

  • Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;
  • Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;
  • Apprentissage continu – favorise l’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;
  • Communication – écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;
  • Créativité et initiative – recherche activement de nouvelles façons d’améliorer les programmes ou les services ;
  • Leadership et Négociation – développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes ;
  • Gestion de la performance – identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;
  • Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités ;
  • Professionnalisme – affiche la maîtrise du sujet ;
  • Travail d’équipe – contribue à un environnement d’équipe collégial ; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;
  • Veille technologique – affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes ;
  • Mobilisation des ressources – travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l’OIM.

Autres

Tous les candidats doivent posséder la nationalité malienne ou une autorisation de travailler au Mali.

Comment postuler :

L’OIM applique une politique en faveur de l’égalité des genres, et encourage les candidatures féminines.

 

Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse iommalihr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet : VN-ML-03-2019. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé, une lettre de motivation et le PHF dans un fichier unique.

La date limite de réception des candidatures est fixée au 20-juin-19 Les candidats (es) présélectionnés (es) seront contactés (es).

 

Période d’annonce :

 

Du 5-juin-19 au 20-Jun-19

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